Cadastro de Ordens de Serviço
Índice
Conceito
Ordem de serviço é utilizada no controle de produtos e serviços utilizados na prestação de um serviço para o cliente. A partir da ordem de serviço o sistema permite o gerenciamento de estoque, faturamento e a cobrança.
Além disso, a ordem de serviço é uma ferramenta valiosa para o faturamento e a cobrança. Ao registrar todos os serviços prestados e os materiais envolvidos, torna-se mais fácil elaborar uma fatura precisa e detalhada, refletindo de forma transparente os custos e serviços oferecidos. Essa transparência fortalece a relação com o cliente e aumenta a confiança no processo de cobrança.
Dessa forma, a utilização da ordem de serviço não apenas aprimora a organização interna da empresa, mas também contribui para a satisfação do cliente, garantindo que todos os serviços sejam prestados de maneira transparente e eficiente, além de permitir uma cobrança justa e precisa.
Quais os benefícios e/ou ganhos de uso
Os benefícios são diversos, mas destacamos o controle de atividades e produtos que o cliente consumiu e com isso gerar indicadores para estatísticas, sabendo as demandas de cada cliente.
A ordem de serviço em nossa solução oferece uma gama completa de funcionalidades para garantir o controle eficiente de todas as etapas do processo, desde a aprovação até a conclusão e entrega. Algumas das principais funcionalidades incluem:
- Controle de aprovações: Permite a definição de diferentes sequências de aprovação, como a aprovação do time financeiro, da equipe técnica e do cliente, proporcionando uma gestão flexível e personalizada.
- Configuração de sequências de execução: Após a aprovação, é possível configurar diferentes etapas de execução da ordem de serviço, como "Em execução", "Concluída" e "Aguardando faturamento", adaptando-se às necessidades específicas de cada projeto.
- Personalização de campos: Oferece a criação de campos específicos e a definição de regras de negócio personalizadas, garantindo uma adaptação perfeita às particularidades de cada processo.
- Integrações diversas: Possibilita integrações com diferentes sistemas e ferramentas, otimizando a comunicação e o fluxo de informações entre os diversos departamentos e áreas da empresa.
- Geração automática de notas fiscais: Facilita o processo de faturamento por meio da geração automática de notas fiscais de serviços e produtos, garantindo agilidade e precisão nas operações financeiras.
- Apontamento de atividades e geração de serviços: Permite o apontamento de atividades via ERP ou PHAPP, facilitando o acompanhamento do progresso do trabalho e a geração automática de serviços com base nos registros da equipe.
- Controle de estoque e entrega de materiais: Oferece controle completo sobre o estoque e a entrega de materiais relacionados à ordem de serviço, garantindo uma gestão eficiente dos recursos disponíveis.
- Relatórios gerenciais e dashboards: Disponibiliza relatórios gerenciais detalhados e dashboards interativos, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas.
- Controle de garantia e validade: Permite o acompanhamento da garantia e validade dos produtos e serviços fornecidos, garantindo a conformidade com os requisitos contratuais e regulatórios.
- Assinatura do cliente e questionários: Facilita a interação com o cliente por meio da assinatura digital via PHAPP e da criação de questionários para coleta de feedback e informações adicionais.
- Inclusão de anexos: Permite a inclusão de anexos, como fotos e documentos, para enriquecer e documentar adequadamente o processo da ordem de serviço.
- Modalidade de manutenção: Oferece uma modalidade específica para ordens de serviço de manutenção, permitindo o gerenciamento detalhado de produtos e serviços por equipamento dentro de uma mesma ordem de serviço.
- Geração automatizada de documentos fiscais: Automatiza a geração de documentos fiscais a partir dos itens da ordem de serviço, garantindo conformidade com as regulamentações fiscais vigentes.
- Envio automático de notas fiscais e boletos: Facilita o processo de faturamento por meio do envio automático de notas fiscais e boletos aos clientes, proporcionando conveniência e agilidade.
- Controle de comissões: Permite o registro e o controle das comissões relacionadas às ordens de serviço, garantindo uma gestão transparente e eficiente das remunerações dos colaboradores.
Com todas essas funcionalidades integradas, nossa solução de ordem de serviço oferece uma plataforma completa para o gerenciamento eficaz de projetos e serviços, proporcionando maior controle, eficiência e satisfação tanto para a equipe quanto para os clientes.
Exemplos
Poderíamos citar vários, mas vamos considerar um exemplo relacionado aos prestadores de serviços de instalação, nesta modalidade de trabalho é muito comum que o profissional que executa o trabalho faça a atividade de instalação ou reparo de um equipamento, porém em determinados casos será usado um item que é um produto para finalizar a instalação, pode ser um OU mais produtos, sendo assim, esses itens passam a serem cobrados junto com a atividade de instalação.
Fluxo de Andamento da Ordem de Serviço
Cadastro da Ordem de Serviço
Na ordem de serviço será atribuída filial, tipo de O.S. cliente, número e data. No caso de alteração do tipo de O.S., todos os itens são atualizados considerando as configurações do novo tipo de O.S. escolhido, como por exemplo o tipo de documento.
- Consumidor Final: Informe se a ordem de serviço se trata de consumidor final.
- Tabela de Preço: Permite selecionar uma tabela de preço que atenda a necessidade do vendedor.
- Condição de Pagamento: Permite ao vendedor informa a forma de pagamento do pedido em questão. Quando realizada alteração da condição de pagamento, as parcelas serão recalculadas. Também é possível realizar a manutenção das parcelas nas opções disponíveis na página "Parcelas".
- Forma de Cobrança: Deve ser informado como será cobrado a ordem de serviço do cliente.
- O.C. Cliente: Permite informar a "ordem de compra" do cliente.
- Nota de Empenho: Caso trabalhar com empenho, devemos informar aqui o número de empenho.
- Contato: Informar qual pessoa é o contato junto ao cliente.
- Situação: Informa qual o Status do pedido.
- Previsão de Entrega: Informar a data prevista para a realização da entrega do pedido.
- Modalidade de Frete: Informar qual será a modalidade de frete desse pedido.
- Transportador: Informar qual será o transportador desde pedido.
- Endereço: Permite informar em qual endereço será realizada a entrega deste pedido.
- Totais:
- Valor Serviços: Sistema apresenta a somatória dos valores de serviços.
- Valor produtos: Sistema apresenta a somatória dos valores dos produtos.
- Valor Total: Sistema apresenta a somatória dos valores de produtos e serviços.
- Valor Frete: Sistema apresenta a somatória dos valores de frete.
- Valor Seguro: Sistema apresenta a somatória dos valores de seguro.
- Valor Bruto: Sistema apresenta a somatória do valor bruto.
- Valor Desc.: Sistema apresenta a somatória do valor de desconto.
- Valor Liquido: Sistema apresenta a somatória do valor líquido.
- Observações: Permite realizar a inserção de alguma informação relacionada a observações.
- Informações adicionais de interesse do contribuinte: Permite adicionar alguma informação relacionada a questões solicitadas pelo cliente.
Opções
- Anexos: Possibilita o cadastro de anexos, como imagens e arquivos.
- Anotações: Permite o registro de anotações vinculadas a O.S., contendo a data e o horário e usuário que realizou o registro.
- Apontamento vinculados a ordem de serviço: Cadastro de apontamentos vinculados a ordem de serviço, possibilitando a inclusão ou manutenção dos apontamentos.
- Aprovações: Contém o histórico de ocorrências durante o processo de aprovação. Quando utilizado grupo de aprovação, todos os registros desde de a liberação, aprovações ou rejeições, estarão listadas nesta tela.
- Assinaturas: Cadastro de assinaturas vinculadas a ordem de serviço. O registro da assinatura acontece apenas pelo PHAPP.
- Cancelar Liberação: Cancela a liberação da ordem de serviço, retornando para situação de cadastrada. Apenas enquanto a O.S. estiver na situação "Em Aprovação" ou "Aprovada".
- Cancelamento.: Realiza o cancelamento da O.S., não sendo mais possível a continuidade da O.S. Será requisitado ao usuário informar o motivo de cancelamento. Deve-se observar se a configuração das movimentações de estoque junto perfil de movimentação utilizado, esta configurado corretamente para o código de movimentação 37 utilizado nesse processo.
- Concluir / Avançar: Este procedimento conclui a ordem de serviço, dando continuidade à criação dos documentos para faturamento. Quando a ordem de serviço possuir situações específicas de execução definidas no tipo de O.S., ao ser ativada, esta mesma opção irá sempre avançar para a próxima situação prevista, até alcançar a situação de "Concluída".
- Comissões: Contém os representantes vinculados a ordem de serviço, e os respectivos valores de comissão.
- Copiar: Realiza cópia total da ordem de serviço. Quando a O.S. for do tipo de manutenção, os itens utilizados no conserto, não serão copiados.
- Encerramento: Realiza o encerramento da O.S., não sendo mais possível a continuidade da O.S. Será requisitado ao usuário informar o motivo de encerramento. Deve-se observar se a configuração das movimentações de estoque junto perfil de movimentação utilizado, esta configurado corretamente para o código de movimentação 37 utilizado nesse processo. Nesse processo não é realizada a geração dos documentos junto ao faturamento ou financeiro.
- Entrega de Materiais: Cadastro de entrega e devoluções de materiais relacionados a O.S. Mais informações em Entrega de Materiais.
- Enviar por E-mail: Permite o envio por e-mail do formato do relatório selecionado.
- E-mails Agendados: Consulta de e-mails gerados a partir da O.S.
- Inclusão de kits: Inclusão de itens a partir de um kit predefinido.
- Liberar: Realiza a liberação da O.S., passando da situação "Cadastrada" para "Em Aprovação" ou "Aprovada".
- Imprimir: Realiza a visualização em tela do formato de relatório selecionado.
- Rateios: Permite ratear nos itens da O.S., um valor de frete ou de desconto, podendo proporcionalizar pelo valor ou pela quantidade de dos itens.
- Retornar: Essa função trata do retorno da situação da ordem de serviço. Quando a ordem de serviço estiver "Em Aprovação", ela será reencaminhada para a sequência de aprovação anterior. Caso não haja uma sequência anterior, a situação será alterada para "Cadastrada". Se a ordem de serviço estiver em uma situação específica de execução, ela será retrocedida para a situação de execução anterior ou para "Aprovada". Quando estiver "Aprovada", será retornada para "Em Aprovação" se o tipo de ordem de serviço prever um grupo de aprovação, ou diretamente para "Cadastrada".
- Selecionar Apontamentos: Permite selecionar apontamentos relacionados ao cliente da O.S., que não estejam vinculados a outras ordens de serviço e realizar a inclusão automática do serviço relacionada a cada um das atividades dos apontamentos. Permitindo assim a cobrança dos serviços prestados.
Ordem de Serviço de Manutenção
Por padrão, em uma ordem de serviço, temos uma lista de itens relacionados aos produtos e serviços que serão utilizados. Esses itens estão diretamente vinculados à capa da ordem de serviço.
No entanto, quando a ordem de serviço é classificada como "Manutenção", a estrutura muda um pouco. Agora, os primeiros itens da lista correspondem aos produtos (equipamentos) nos quais a manutenção será realizada. Em seguida, temos os itens relacionados aos produtos e serviços que serão aplicados a cada um desses equipamentos específicos que passarão por manutenção.
Essa abordagem específica de organização permite uma clara associação entre os produtos e os serviços que serão realizados em cada um deles, garantindo uma visão mais detalhada do que será feito em termos de manutenção.
Itens para Manutenção
- Item: Produto correspondente ao item para manutenção.
- Unidade: Unidade de medida do item para manutenção. Exemplo: PC ou UN.
- Quantidade: Quantidade de itens para manutenção. Quando o item possuir controle por número de série, a quantidade será sempre 1 e o campo número de série deverá estar preenchido.
- Os campos de valorização, são por sua vez reflexo dos valores provenientes da nota fiscal de entrada destinada para conserto do equipamento.
- Valor Unitário
- Valor Frete
- Valor Seguro
- Valor Bruto
- Valor Desconto
- Valor Líquido
- Número de Série: Quando o item para manutenção possuir controle de número de série, deverá ser informado aqui.
- Lote: Quando o item para manutenção possuir controle de lote, deverá ser informado aqui.
- Descrição do item: Texto opcional para descrição do item.
- Diagnóstico: No grupo diagnóstico, temos a possibilidade de descrever a descrição do problema e a solução de foi aplicada.
- Totais: Os valores apresentados neste grupo, correspondem ao total dos produtos e serviços relacionados ao item para manutenção.
Opções Item para Manutenção
- Anexos: Permite incluir anexos, como documentos ou fotos.
- Histórico de ordens de Serviço: Contém o histórico das ordens de serviço que o item para manutenção foi relacionado. Essa opção somente será válida, se o produto possuir cadastro exclusivo, ou controle de número de série.
- Separar Item para Manutenção em Nova O.S.: Quando uma ordem de serviço possui múltiplos itens para manutenção, é possível selecionar um ou mais desses itens para gerar uma nova ordem de serviço. Dessa forma, os itens selecionados para manutenção são transferidos para a nova ordem de serviço. Vamos utilizar um exemplo para ilustrar essa situação: suponha que uma ordem de serviço tenha dois equipamentos para manutenção, mas um deles já foi concluído e o cliente deseja recebê-lo. Nesse caso, é possível separar o equipamento pendente em uma nova ordem de serviço, concluir a ordem de serviço atual para realizar o retorno do equipamento ao cliente e cobrar pelos serviços prestados.
Itens
Para as ordens de serviço gerais, ou de veículos, os itens vão estar relacionados diretamente a capa, já na ordem de serviço de manutenção, os itens vão estar relacionadas ao item para manutenção.
- Item: Selecione o item que será incluído na ordem de serviço.
- Unidade: Selecione a unidade de venda desta na ordem de serviço.
- Quantidade: Informe a quantidade deste item.
- Valor Unitário: Caso tenhamos uma tabela de preços ativa o sistema preenche, do contrário, pode ser informado manualmente.
- Valor Total: Sistema apresenta o valor do somatório dos campos acima.
- Valor do Frete: Caso o item tenha um valor de frete deve ser informado neste campo.
- Valor do Seguro: Caso o item tenha um valor de seguro deve ser informado neste campo.
- Valor Bruto: Sistema apresenta o valor do somatório dos campos acima.
- Valor Desconto: Permite informar um valor de desconto sobre o Item.
- Valor Liquido: Sistema realiza a soma do valor bruto, aplica o desconto a apresenta o valor líquido do Item.
- Quantidade Entregue: Informa a quantidade que foi entregue nesta ordem de serviço.
- Tabela de Preço: Sistema apresenta o valor de referencia, caso tenha tabela de preços do item em questão.
- Dias de Validade: Se o item em questão tiver validade, podemos inserir os dias de validade do item.
- Validade: Sistema apresenta a data de validade do item, baseado na quantidade de dias informados.
- Dias de Garantia: Permite informar os dias de garantia do item.
- Garantia: Sistema apresenta a data de garantia do item, baseado na quantidade de dias informados.
- Descrição: Permite inserir uma descrição especifica caso necessário.
- Tipo de documento: O tipo de documento é preenchido pelo sistema com base na configuração presente no tipo de ordem de serviço. Quando o produto ou serviço possuir uma classificação informada, e a classificação possuir o tipo de documento informado, será considerado este.
- Situação: Situação do item, podendo ser:
- 1 - Cadastrada
- 2 - Em Aprovação
- 3 - Concluída
- 4 - Cancelada
- 5 - Aprovado
- 6 - Aprovação Rejeitada
- 7 - Encerrada
- Documento: Campo informativo sobre o numero do documento faturado.
- Informações Adicionais: Permite inserir alguma informação que não foi tratada acima.
Fiscal
A página com as informações fiscais do item, utiliza a mesma estrutura em todos os pontos do sistema com tributação. Consulte a documentação da página fiscal dos itens em fiscal.
Observações dos Itens
Campo que permite inserir observações gerais relacionadas ao item.
Opções dos Itens
- Lançamentos Financeiros: Cadastro ou consulta dos lançamentos financeiros do item, incluindo centro de custo e projetos. Estas informações são geradas automaticamente quando informadas junto ao cadastro do produto ou serviço.
- Movimentação de Estoque: Consulta do almoxarifado e a movimentação de estoque realizada.
- Números de Série: Quando produto possuir controle de número de série, está opção será habilitada para cadastro dos números de série, de acordo com a quantidade informada no item.
- Lotes: Quando produto possuir controle de lotes, está opção será habilitada para informar os lotes que serão movimentados.
- Comissões: Cadastro de comissões do item por representante. Gerado automaticamente quando representante vinculado a ordem de serviço com perfil de comissão devidamente configurado.
- Apontamentos: Consulta dos apontamentos vinculados ao item de serviço.
- Consulta Entregas de Materiais: Consulta das entregas de materiais onde o item posicionado está presente.
- Entregas de Insumos: Cadastro da entrega de insumos. Utilizada quando ocorre a venda de produtos acabados, onde a montagem é realizada no cliente.
Parcelas
Nesta página estão presentes as parcelas previstas para cobrança da ordem de serviço. A geração das parcelas será realizada de forma automática na liberação ou confirmação da ordem de serviço, variando de acordo com as configurações presentes no tipo de O.S..
| Dica
Quando utilizada uma condição de pagamento manual, será exibida tela com o assistente de configuração das parcelas. Quando a necessidade de geração das parcelas manual ocorrer pela tela de atendimento de ordens de serviço ou pela tela de aprovações, será exibida mensagem ao usuário informando a ausência das parcelas. O assistente é apresentado apenas quando posicionado no cadastro da ordem de serviço. |
Através das opções disponíveis no cadastro das parcelas, podemos ainda realizar o recalculo das parcelas, ou utilizar assistente de configuração de parcelas, mesmo a condição de pagamento sendo automática.
Fiscal
Acesse detalhes da Operação em Informação fiscal Operação.
Conclusão
Podemos dizer que o processo de ordem de serviços garante integridade, transparência e confiabilidade ao processo, pois com esse registros os dados dos atendimentos de O.S. ficam gravados permitindo consultas futuras inclusive tratando as garantias de serviço.
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