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Conceito

O adiantamento permite realizar a cobrança antecipada de produtos ou serviços que ainda serão faturados, gerando um documento de adiantamento (nota fiscal) vinculado ao pedido de venda ou à ordem de serviço de origem. Esse recurso é utilizado quando existe a necessidade de receber parte ou a totalidade do valor antes da conclusão do faturamento ou da execução dos serviços. Cada adiantamento gera um único documento, com o tipo de documento escolhido pelo usuário. O modelo desse tipo de documento (NF-e ou NFS-e) define se o adiantamento é de produtos ou de serviços e, consequentemente, quais itens do documento de origem são considerados no saldo e na geração do documento. O sistema mantém o vínculo entre o documento de origem, o adiantamento e o documento fiscal/financeiro gerado e, ao faturar, compensa automaticamente o valor adiantado na nota de venda. Dessa forma, todo o processo permanece rastreável até a conclusão do faturamento.

Quais os benefícios e/ou ganhos de uso

A utilização do adiantamento proporciona diversos benefícios:

• Permite realizar cobranças antecipadas antes da conclusão do faturamento ou da execução da ordem de serviço.
• Automatiza a geração do documento de adiantamento, com a finalidade e o tipo de nota de pagamento antecipado definidos automaticamente.
• Permite escolher o tipo de documento de cada adiantamento, definindo se ele é de produtos ou de serviços.
• Sugere automaticamente o tipo de documento (quando há apenas um configurado) e o valor disponível para adiantamento.
• Exibe somente os tipos de documento que ainda possuem saldo para adiantar.
• Proporciona maior controle financeiro sobre os valores recebidos antecipadamente.
• Impede a geração de adiantamentos superiores ao saldo disponível de cada modelo.
• Evita a duplicidade de valores já utilizados em adiantamentos anteriores.
• Mantém o vínculo entre o documento de origem, o adiantamento e os documentos gerados.
• Mantém a separação entre produtos e serviços, utilizando o tipo de documento configurado para cada situação.
• Mantém a situação do adiantamento sincronizada com o documento gerado: cancelado quando o documento é cancelado e cadastrado novamente quando o documento é excluído.
• Realiza automaticamente a compensação entre a nota faturada e os adiantamentos vinculados, sem necessidade de conferência manual.
• Impede a emissão da nota de venda com documento de adiantamento vinculado que não esteja emitido, informando o número dos documentos pendentes.
• Evita a cobrança em duplicidade de valores já recebidos como adiantamento, já que o boleto é gerado com o saldo pendente do documento.
• Mantém organizado o vínculo entre a nota e os adiantamentos, removendo automaticamente aqueles que não foram utilizados na compensação.
• Reduz o retrabalho e minimiza erros operacionais durante o processo de faturamento.

Cadastro do Adiantamento

O adiantamento é cadastrado no cadastro Adiantamentos do pedido de venda ou da ordem de serviço. Ao incluir um novo adiantamento, o sistema valida o documento de origem, que deve estar Em Aprovação, Aprovado ou Em Atendimento e possuir ao menos um item; caso contrário, a inclusão não é permitida. Em seguida, o sistema preenche automaticamente o que consegue determinar:

• a sequência do adiantamento;
• a forma de cobrança e a condição de pagamento do documento de origem (quando informadas), que podem ser alteradas pelo usuário;
• o tipo de documento e o valor disponível, quando os itens possuem um único tipo de documento de adiantamento configurado e ainda há saldo para ele.

Os campos do adiantamento são:

• Sequência: Sequência numérica gerada automaticamente pelo sistema para identificar o adiantamento dentro do documento de origem.
• Data: Sugerida com a data do dia. É a data de emissão do documento de adiantamento gerado e não pode ser anterior à data atual.
• Tipo de Documento: Tipo de documento de adiantamento que será utilizado na geração do documento (produtos ou serviços). A lista exibe somente os tipos que podem ser utilizados no documento de origem e que ainda possuem saldo.
• Valor: Valor que será adiantado. Ao escolher o tipo de documento, o sistema sugere automaticamente o saldo disponível para o modelo escolhido, permitindo que o usuário informe um valor menor, quando necessário. Não é permitido informar um valor superior ao saldo disponível.
• Forma de Cobrança: Preenchida automaticamente com a forma de cobrança definida no documento de origem, podendo ser alterada pelo usuário.
• Condição de Pagamento: Preenchida automaticamente com a condição de pagamento do documento de origem, quando informada, podendo ser alterada pelo usuário. É obrigatória.
• Situação: Situação do adiantamento.
• Documento: Documento de adiantamento gerado ao confirmar.

Tipo de Documento e Saldo Disponível

O tipo de documento do adiantamento é o Tipo de Documento de Adiantamento informado na aba Fiscal do tipo de documento vinculado aos itens do pedido de venda ou da ordem de serviço (por exemplo, Venda de Produtos ou Prestação de Serviço). Ele define o modelo do adiantamento: modelo 55 (NF-e) para produtos e modelo 3 (NFS-e) para serviços. O saldo disponível é controlado separadamente para cada modelo, ou seja, adiantar produtos não reduz o saldo de serviços e vice-versa. Os tipos de documento oferecidos para escolha no campo Tipo de Documento Adiantamento (aba Fiscal) são os que atendem a todos os critérios abaixo, tomando como base o tipo de documento em edição:

• estão ativos;
• estão com a opção Adiantamento marcada (aba Geral);
• possuem o mesmo tipo de movimento;
• possuem o mesmo modelo;
• possuem a mesma relação.

A lista do campo Tipo de Documento do adiantamento exibe somente os tipos de documento de adiantamento que:

• estão informados como Tipo de Documento de Adiantamento (aba Fiscal) nos tipos de documento dos itens do pedido de venda ou da ordem de serviço de origem; e
• ainda possuem saldo disponível para o seu modelo. Quando todo o valor de produtos (ou de serviços) já foi adiantado, o tipo correspondente deixa de ser exibido.

O saldo disponível de um modelo é calculado da seguinte forma:

• valor ainda pendente dos itens do documento de origem que possuem o mesmo modelo. Itens concluídos/atendidos, cancelados ou encerrados não são considerados, e itens parcialmente atendidos entram apenas com a quantidade pendente;
• menos o que os demais adiantamentos do mesmo modelo ainda comprometem: o valor informado, enquanto o documento não foi gerado; ou, depois de gerado, o saldo ainda não compensado do documento, que diminui conforme o adiantamento é compensado nas notas de venda;
• adiantamentos cancelados e documentos cancelados ou inutilizados deixam de comprometer o saldo, que volta a ficar disponível.

Geração do Documento de Adiantamento

Ao confirmar o adiantamento, o sistema repete as validações e gera, no Faturamento, um único documento de adiantamento com o tipo de documento escolhido. O documento é gerado com:

• a filial e o cliente do documento de origem, a tabela de preço do documento de origem (quando houver), e a forma de cobrança e a condição de pagamento do adiantamento;
• a data de emissão igual à data do adiantamento;
• o valor do adiantamento como valor a compensar;
• a finalidade e o tipo de nota definidos automaticamente, como nota de débito de pagamento antecipado, independentemente da configuração do tipo de documento:
  • NF-e (modelo 55): finalidade NF-e Débito e tipo de nota 06 - Pagamento antecipado;
  • NFS-e (modelo 3): finalidade NFS-e Débito e tipo de nota 06 - Pagamento antecipado.

Após gerar o documento e os itens, o adiantamento passa para Confirmado e o campo Documento é preenchido com o documento gerado. O documento é gerado na situação cadastrado e deve ser emitido normalmente pelo Faturamento. Somente documentos de adiantamento emitidos são vinculados e compensados na nota de venda.

Exemplo de Geração

Considerando um documento de origem com:

• Produtos: R$ 8.000,00 pendentes para adiantamento (tipo de adiantamento NF-e configurado nos itens).
• Serviços: R$ 3.000,00 pendentes para adiantamento (tipo de adiantamento NFS-e configurado nos itens).

Como os itens possuem dois tipos de adiantamento configurados, o sistema não sugere nenhum tipo ao incluir o adiantamento; o usuário escolhe qual deseja utilizar:

• Escolhendo o tipo de produtos, o sistema sugere o valor de R$ 8.000,00. Se o usuário informar R$ 5.000,00, será gerada uma NF-e de adiantamento de R$ 5.000,00, com os itens de produtos proporcionais a esse valor.
• O saldo de produtos passa a ser de R$ 3.000,00. Uma tentativa de adiantar R$ 3.500,00 em produtos é bloqueada com a mensagem "o valor informado excede o saldo disponível", que informa o valor do adiantamento e o saldo disponível.
• Em outro adiantamento, escolhendo o tipo de serviços, o sistema sugere R$ 3.000,00 (o saldo de serviços não é afetado pelo adiantamento de produtos) e será gerada uma NFS-e de adiantamento com os itens de serviços.

Quando todo o valor de um dos modelos já tiver sido adiantado, o tipo de documento correspondente deixa de ser exibido na lista. Se os itens possuírem apenas um tipo de adiantamento configurado, o tipo de documento e o valor disponível já são sugeridos ao incluir o adiantamento.

Geração dos Itens

Os itens do documento de adiantamento são obtidos a partir dos itens do documento de origem cujo tipo de documento possui o mesmo modelo do tipo de documento do adiantamento: itens de produtos para o modelo NF-e e itens de serviços para o modelo NFS-e. Somente são considerados itens com quantidade ainda pendente e que não estejam concluídos/atendidos, cancelados ou encerrados. Cada item é gerado com a quantidade pendente e com os valores reduzidos na mesma proporção do adiantamento em relação ao valor pendente total dos itens daquele modelo. Por exemplo, em um adiantamento de R$ 5.000,00 para R$ 8.000,00 pendentes, cada item é gerado com 62,5% do seu valor pendente. Durante a geração, o sistema mantém as principais informações dos itens de origem, incluindo descrição, unidade, valores, informações fiscais (CFOP, NCM, NBS, CEST, código e tributação do serviço) e a classificação financeira (natureza, conta financeira e centro de custo), e gera as informações fiscais (tributos) de cada item. O documento gerado permanece vinculado ao adiantamento que o originou, permitindo identificar a origem e acompanhar os valores adiantados.

Cancelamento e Exclusão do Documento de Adiantamento

O adiantamento acompanha o que acontece com o documento gerado:

• Documento cancelado: o adiantamento passa para Cancelado. Como o cancelamento de uma nota fiscal não pode ser desfeito, o adiantamento cancelado também não volta; para adiantar novamente, deve ser incluído um novo adiantamento.
• Documento excluído: enquanto o documento ainda não foi emitido, ele pode ser excluído pelo Faturamento. Nesse caso, o adiantamento volta para Cadastrado, sem documento, podendo ser alterado e confirmado novamente.

Vínculo com a Nota de Venda

Ao gerar a nota de venda a partir do pedido de venda ou da ordem de serviço (atendimento), o sistema vincula automaticamente à nota os documentos de adiantamento que:

• pertencem ao mesmo documento de origem dos itens atendidos;
• estão com o adiantamento Confirmado e o documento emitido;
• ainda possuem saldo a compensar;
• são do mesmo modelo da nota de venda (adiantamentos de NF-e são vinculados a notas de produtos e adiantamentos de NFS-e, a notas de serviços).

Os vínculos ficam no cadastro Pagamento Antecipado da nota de venda, que pode ser consultado e ajustado enquanto a nota estiver cadastrada ou rejeitada. Somente documentos emitidos podem ser vinculados.

Compensação com o Documento Faturado

Quando o documento de venda (nota fiscal) que originou o(s) adiantamento(s) é emitido e possui documentos de adiantamento vinculados, o sistema realiza automaticamente a compensação entre o valor da nota e os adiantamentos vinculados, evitando que o cliente seja cobrado novamente por um valor que já foi recebido antecipadamente.

Validação antes da emissão: antes de emitir a nota de venda (NF-e ou NFS-e), o sistema verifica se todos os documentos de adiantamento vinculados estão emitidos. Um documento de adiantamento pode ter sido emitido, vinculado e depois cancelado; nesse caso, a emissão é bloqueada e o sistema informa o número dos documentos vinculados que não estão emitidos, com a mensagem "existem documentos de pagamento antecipado vinculados que não estão emitidos:" seguida dos números. Para prosseguir, é necessário remover esses vínculos da nota de venda, no cadastro Pagamento Antecipado.

A compensação segue a ordem de vinculação dos adiantamentos, do mais antigo para o mais novo, utilizando somente os adiantamentos necessários para cobrir o valor da nota:

• Os adiantamentos vinculados são avaliados na ordem em que foram gerados, começando sempre pelo mais antigo.
• São utilizados adiantamentos, um a um, até que o valor da nota seja completamente coberto.
• Caso a soma dos adiantamentos utilizados ultrapasse o valor da nota, o valor do último adiantamento utilizado na compensação é reduzido, de forma que o total compensado corresponda exatamente ao valor da nota. O saldo não utilizado desse adiantamento continua disponível para compensar as próximas notas de venda do mesmo documento de origem.
• Caso o valor total dos adiantamentos vinculados seja inferior ao valor da nota, o valor considerado na compensação para a nota é ajustado para corresponder à soma dos adiantamentos, permitindo que a compensação seja confirmada com os dois lados (nota e adiantamentos) em valores iguais.

Adiantamentos não utilizados: quando um documento de adiantamento vinculado à nota não é necessário para completar a compensação porque o valor da nota já foi totalmente coberto pelos adiantamentos anteriores, mais antigos, esse documento é automaticamente desvinculado da nota, deixando de fazer parte da compensação.

Geração do boleto com o saldo pendente: quando a nota possui adiantamento(s) vinculado(s), a geração do boleto de cobrança é realizada somente após a conclusão da compensação. Dessa forma, o boleto é emitido já com o saldo pendente da nota (o valor da nota descontado dos adiantamentos compensados) e não com o valor total do documento, evitando que o cliente seja cobrado em duplicidade pelo valor já adiantado.

Exemplo: dois documentos de adiantamento emitidos e vinculados à nota, de R$ 3.000,00 (o mais antigo) e de R$ 4.000,00:

• Nota de venda de R$ 5.000,00: são utilizados os R$ 3.000,00 do primeiro e R$ 2.000,00 do segundo; os R$ 2.000,00 restantes do segundo continuam disponíveis para as próximas notas de venda.
• Nota de venda de R$ 2.500,00: é utilizado apenas o primeiro adiantamento (R$ 2.500,00 dos R$ 3.000,00) e o segundo é desvinculado da nota.
• Nota de venda de R$ 9.000,00: os dois são utilizados (R$ 7.000,00), a nota é compensada em R$ 7.000,00 e o boleto é gerado com o saldo pendente de R$ 2.000,00.

Conclusão

O adiantamento torna o processo de cobrança antecipada mais seguro, automatizado e organizado. O usuário escolhe o tipo de documento do adiantamento (produtos ou serviços) e o sistema sugere o saldo disponível do modelo escolhido, validando a data, o valor e a situação do documento de origem tanto ao salvar quanto ao confirmar. Ao confirmar, é gerado um único documento de adiantamento, como nota de débito de pagamento antecipado, com os itens proporcionais ao valor adiantado. O adiantamento acompanha esse documento: é cancelado quando o documento é cancelado e volta para cadastrado quando o documento é excluído. Ao faturar, os documentos de adiantamento emitidos são vinculados à nota de venda. Na emissão, o sistema confere se todos os documentos vinculados estão emitidos, informando o número dos que não estão, e cuida automaticamente da compensação: utiliza os adiantamentos do mais antigo para o mais novo até cobrir o valor da nota, ajusta os valores quando há diferença entre os totais, remove o vínculo dos adiantamentos que não forem utilizados e, por fim, gera o boleto de cobrança já com o saldo pendente do documento. Com isso, o processo garante maior controle financeiro, evita adiantamentos acima do saldo disponível e cobranças em duplicidade, mantém a rastreabilidade entre as operações e reduz a necessidade de intervenção manual no processo de faturamento.