Cadastro de Ordens de Serviço
Índice
Conceito
Ordem de serviço é utilizada no controle de produtos e serviços utilizados na prestação de um serviço para o cliente. A partir da ordem de serviço o sistema permite o gerenciamento de estoque, faturamento e a cobrança.
Além disso, a ordem de serviço é uma ferramenta valiosa para o faturamento e a cobrança. Ao registrar todos os serviços prestados e os materiais envolvidos, torna-se mais fácil elaborar uma fatura precisa e detalhada, refletindo de forma transparente os custos e serviços oferecidos. Essa transparência fortalece a relação com o cliente e aumenta a confiança no processo de cobrança.
Dessa forma, a utilização da ordem de serviço não apenas aprimora a organização interna da empresa, mas também contribui para a satisfação do cliente, garantindo que todos os serviços sejam prestados de maneira transparente e eficiente, além de permitir uma cobrança justa e precisa.
Quais os benefícios e/ou ganhos de uso
Os benefícios são diversos, mas destacamos o controle de atividades e produtos que o cliente consumiu e com isso gerar indicadores para estatísticas, sabendo as demandas de cada cliente.
Exemplos
Poderíamos citar vários, mas vamos considerar um exemplo relacionado aos prestadores de serviços de instalação, nesta modalidade de trabalho é muito comum que o profissional que executa o trabalho faça a atividade de instalação ou reparo de um equipamento, porém em determinados casos será usado um item que é um produto para finalizar a instalação, pode ser um OU mais produtos, sendo assim, esses itens passam a serem cobrados junto com a atividade de instalação.
Fluxo de Andamento da Ordem de Serviço
Campos
Na ordem de serviço será atribuída filial, tipo de O.S. cliente, número e data.
- Consumidor Final: Informe se a ordem de serviço se trata de consumidor final.
- Tabela de Preço: Permite selecionar uma tabela de preço que atenda a necessidade do vendedor.
- Condição de Pagamento: Permite ao vendedor informa a forma de pagamento do pedido em questão.
- Forma de Cobrança: Deve ser informado como será cobrado a ordem de serviço do cliente.
- O.C. Cliente: Permite informar a "ordem de compra" do cliente.
- Nota de Empenho: Caso trabalhar com empenho, devemos informar aqui o número de empenho.
- Contato: Informar qual pessoa é o contato junto ao cliente.
- Situação: Informa qual o Status do pedido.
- Previsão de Entrega: Informar a data prevista para a realização da entrega do pedido.
- Modalidade de Frete: Informar qual será a modalidade de frete desse pedido.
- Transportador: Informar qual será o transportador desde pedido.
- Endereço: Permite informar em qual endereço será realizada a entrega deste pedido.
- Totais:
- Valor Serviços: Sistema apresenta a somatória dos valores de serviços.
- Valor produtos: Sistema apresenta a somatória dos valores dos produtos.
- Valor Total: Sistema apresenta a somatória dos valores de produtos e serviços.
- Valor Frete: Sistema apresenta a somatória dos valores de frete.
- Valor Seguro: Sistema apresenta a somatória dos valores de seguro.
- Valor Bruto: Sistema apresenta a somatória do valor bruto.
- Valor Desc.: Sistema apresenta a somatória do valor de desconto.
- Valor Liquido: Sistema apresenta a somatória do valor líquido.
- Observações: Permite realizar a inserção de alguma informação relacionada a observações.
- Informações adicionais de interesse do contribuinte: Permite adicionar alguma informação relacionada a questões solicitadas pelo cliente.
Botões
- Alterar condição de pagamento: Após a liberação da O.S, permite informar uma nova condição de pagamento, enquanto a O.S não estiver concluída.
- Alterar tipo de O.S.: Permite alteração do tipo de O.S, enquanto a O.S. ainda não estiver concluir. O uso desse processo, reprocessa as configurações realizadas durante o cadastro dos itens, como preenchimento do tipo de de documento, e a geração das informações fiscais.
- Anexos: Possibilita o cadastro de anexos, como imagens e arquivos.
- Anotações: Permite o registro de anotações vinculadas a O.S., contendo a data e o horário e usuário que realizou o registro.
- Apontamento vinculados a ordem de serviço: Cadastro de apontamentos vinculados a ordem de serviço, possibilitando a inclusão ou manutenção dos apontamentos.
- Aprovações: Contém o histórico de ocorrências durante o processo de aprovação. Quando utilizado grupo de aprovação, todos os registros desde de a liberação, aprovações ou rejeições, estarão listadas nesta tela.
- Assinaturas: Cadastro de assinaturas vinculadas a ordem de serviço. O registro da assinatura acontece apenas pelo PHAPP.
- Cancelar Liberação: Cancela a liberação da ordem de serviço, retornando para situação de cadastrada. Apenas enquanto a O.S. estiver na situação "Em Aprovação" ou "Aprovada".
- Cancelar O.S.: Realiza o cancelamento da O.S., não sendo mais possível a continuidade da O.S. Será requisitado ao usuário informar o motivo de cancelamento. Deve-se observar se a configuração das movimentações de estoque junto perfil de movimentação utilizado, esta configurado corretamente para o código de movimentação 37 utilizado nesse processo.
- Concluir / Avançar: Este procedimento conclui a ordem de serviço, dando continuidade à criação dos documentos para faturamento. Quando a ordem de serviço possuir situações específicas de execução definidas no tipo de O.S., ao ser ativada, esta mesma opção irá sempre avançar para a próxima situação prevista, até alcançar a situação de "Concluída".
- Comissões: Contém os representantes vinculados a ordem de serviço, e os respectivos valores de comissão.
- Copiar: Realiza cópia total da ordem de serviço. Quando a O.S. for do tipo de manutenção, os itens utilizados no conserto, não serão copiados.
- Encerrar: Realiza o encerramento da O.S., não sendo mais possível a continuidade da O.S. Será requisitado ao usuário informar o motivo de encerramento. Deve-se observar se a configuração das movimentações de estoque junto perfil de movimentação utilizado, esta configurado corretamente para o código de movimentação 37 utilizado nesse processo.
- Entrega de Materiais: Cadastro de entrega e devoluções de materiais relacionados a O.S. Mais informações em Entrega de Materiais.
- Enviar por E-mail: Permite o envio por e-mail do formato do relatório selecionado.
- E-mails Agendados: Consulta de e-mails gerados a partir da O.S.
- Inclusão de kits: Inclusão de itens a partir de um kit predefinido.
- Liberar: Realiza a liberação da O.S., passando da situação "Cadastrada" para "Em Aprovação" ou "Aprovada".
- Imprimir: Realiza a visualização em tela do formato de relatório selecionado.
- Rateios: Permite ratear nos itens da O.S., um valor de frete ou de desconto, podendo proporcionalizar pelo valor ou pela quantidade de dos itens.
- Retornar: Essa função trata do retorno da situação da ordem de serviço. Quando a ordem de serviço estiver "Em Aprovação", ela será reencaminhada para a sequência de aprovação anterior. Caso não haja uma sequência anterior, a situação será alterada para "Cadastrada". Se a ordem de serviço estiver em uma situação específica de execução, ela será retrocedida para a situação de execução anterior ou para "Aprovada". Quando estiver "Aprovada", será retornada para "Em Aprovação" se o tipo de ordem de serviço prever um grupo de aprovação, ou diretamente para "Cadastrada".
- Selecionar Apontamentos: Permite selecionar apontamentos relacionados ao cliente da O.S., que não estejam vinculados a outras ordens de serviço e realizar a inclusão automática do serviço relacionada a cada um das atividades dos apontamentos. Permitindo assim a cobrança dos serviços prestados.
Ordem de Serviço de Manutenção
Por padrão, em uma ordem de serviço, temos uma lista de itens relacionados aos produtos e serviços que serão utilizados. Esses itens estão diretamente vinculados à capa da ordem de serviço.
No entanto, quando a ordem de serviço é classificada como "Manutenção", a estrutura muda um pouco. Agora, os primeiros itens da lista correspondem aos produtos (equipamentos) nos quais a manutenção será realizada. Em seguida, temos os itens relacionados aos produtos e serviços que serão aplicados a cada um desses equipamentos específicos que passarão por manutenção.
Essa abordagem específica de organização permite uma clara associação entre os produtos e os serviços que serão realizados em cada um deles, garantindo uma visão mais detalhada do que será feito em termos de manutenção.
Itens para Manutenção
- Item: Produto correspondente ao item para manutenção.
- Unidade: Unidade de medida do item para manutenção. Exemplo: PC ou UN.
- Quantidade: Quantidade de itens para manutenção. Quando o item possuir controle por número de série, a quantidade será sempre 1 e o campo número de série deverá estar preenchido.
- Os campos de valorização, são por sua vez reflexo dos valores provenientes da nota fiscal de entrada destinada para conserto do equipamento.
- Valor Unitário
- Valor Frete
- Valor Seguro
- Valor Bruto
- Valor Desconto
- Valor Líquido
- Número de Série: Quando o item para manutenção possuir controle de número de série, deverá ser informado aqui.
- Lote: Quando o item para manutenção possuir controle de lote, deverá ser informado aqui.
- Descrição do item: Texto opcional para descrição do item.
- Diagnóstico: No grupo diagnóstico, temos a possibilidade de descrever a descrição do problema e a solução de foi aplicada.
- Totais: Os valores apresentados neste grupo, correspondem ao total dos produtos e serviços relacionados ao item para manutenção.
Botões Item para Manutenção
- Anexos: Permite incluir anexos, como documentos ou fotos.
- Histórico de ordens de Serviço: Contém o histórico das ordens de serviço que o item para manutenção foi relacionado. Essa opção somente será válida, se o produto possuir cadastro exclusivo, ou controle de número de série.
- Separar Item para Manutenção em Nova O.S.: Quando uma ordem de serviço possui múltiplos itens para manutenção, é possível selecionar um ou mais desses itens para gerar uma nova ordem de serviço. Dessa forma, os itens selecionados para manutenção são transferidos para a nova ordem de serviço. Vamos utilizar um exemplo para ilustrar essa situação: suponha que uma ordem de serviço tenha dois equipamentos para manutenção, mas um deles já foi concluído e o cliente deseja recebê-lo. Nesse caso, é possível separar o equipamento pendente em uma nova ordem de serviço, concluir a ordem de serviço atual para realizar o retorno do equipamento ao cliente e cobrar pelos serviços prestados.
Itens
Para as ordens de serviço gerais, ou de veículos, os itens vão estar relacionados diretamente a capa, já na ordem de serviço de manutenção, os itens vão estar relacionadas ao item para manutenção.
- Item: Selecione o item que será incluído na ordem de serviço.
- Unidade: Selecione a unidade de venda desta na ordem de serviço.
- Quantidade: Informe a quantidade deste item.
- Valor Unitário: Caso tenhamos uma tabela de preços ativa o sistema preenche, do contrário, pode ser informado manualmente.
- Valor Total: Sistema apresenta o valor do somatório dos campos acima.
- Valor do Frete: Caso o item tenha um valor de frete deve ser informado neste campo.
- Valor do Seguro: Caso o item tenha um valor de seguro deve ser informado neste campo.
- Valor Bruto: Sistema apresenta o valor do somatório dos campos acima.
- Valor Desconto: Permite informar um valor de desconto sobre o Item.
- Valor Liquido: Sistema realiza a soma do valor bruto, aplica o desconto a apresenta o valor líquido do Item.
- Quantidade Entregue: Informa a quantidade que foi entregue nesta ordem de serviço.
- Tabela de Preço: Sistema apresenta o valor de referencia, caso tenha tabela de preços do item em questão.
- Dias de Validade: Se o item em questão tiver validade, podemos inserir os dias de validade do item.
- Validade: Sistema apresenta a data de validade do item, baseado na quantidade de dias informados.
- Dias de Garantia: Permite informar os dias de garantia do item.
- Garantia: Sistema apresenta a data de garantia do item, baseado na quantidade de dias informados.
- Descrição: Permite inserir uma descrição especifica caso necessário.
- Tipo de documento: O tipo de documento é preenchido pelo sistema com base na configuração presente no tipo de ordem de serviço. Quando o produto ou serviço possuir uma classificação informada, e a classificação possuir o tipo de documento informado, será considerado este.
- Situação: Situação do item, podendo ser:
- 1 - Cadastrada
- 2 - Em Aprovação
- 3 - Concluída
- 4 - Cancelada
- 5 - Aprovado
- 6 - Aprovação Rejeitada
- 7 - Encerrada
- Documento: Campo informativo sobre o numero do documento faturado.
- Informações Adicionais: Permite inserir alguma informação que não foi tratada acima.
Fiscal
A página com as informações fiscais do item, utiliza a mesma estrutura em todos os pontos do sistema com tributação. Consulte a documentação da página fiscal dos itens em fiscal.
Observações dos Itens
Campo que permite inserir observações gerais relacionadas ao item.
Botões
- Lançamentos Financeiros: Cadastro ou consulta dos lançamentos financeiros do item, incluindo centro de custo e projetos. Estas informações são geradas automaticamente quando informadas junto ao cadastro do produto ou serviço.
- Movimentação de Estoque: Consulta do almoxarifado e a movimentação de estoque realizada.
- Números de Série: Quando produto possuir controle de número de série, está opção será habilitada para cadastro dos números de série, de acordo com a quantidade informada no item.
- Lotes: Quando produto possuir controle de lotes, está opção será habilitada para informar os lotes que serão movimentados.
- Comissões: Cadastro de comissões do item por representante. Gerado automaticamente quando representante vinculado a ordem de serviço com perfil de comissão devidamente configurado.
- Apontamentos: Consulta dos apontamentos vinculados ao item de serviço.
- Consulta Entregas de Materiais: Consulta das entregas de materiais onde o item posicionado está presente.
- Entregas de Insumos: Cadastro da entrega de insumos. Utilizada quando ocorre a venda de produtos acabados, onde a montagem é realizada no cliente.
Parcelas
Para acessar a aba de parcelas, somente podemos após confirmar os itens e a geração do documento de ordens de serviços.
Fiscal
Acesse detalhes da Operação em Informação fiscal Operação.
Conclusão
Podemos dizer que o processo de ordem de serviços garante integridade, transparência e confiabilidade ao processo, pois com esse registros os dados dos atendimentos de O.S. ficam gravados permitindo consultas futuras inclusive tratando as garantias de serviço.
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