Requisição de Compra

Conceito

A requisição de compra é uma ferramenta que permite a gestão das necessidades de aquisição de materiais, produtos ou serviços dentro de uma organização. Esse processo facilita a comunicação entre os diferentes departamentos, garantindo que todas as requisições sejam devidamente autorizadas e rastreadas até o momento da compra.

O Que é uma Requisição de Compra?

A requisição de compra é um documento interno utilizado por funcionários para solicitar a aquisição de bens ou serviços necessários para a operação da empresa. Esse documento serve como um pedido formal de compra, que deve ser aprovado por uma autoridade competente antes de qualquer ação ser tomada.

Benefícios do Uso da Requisição de Compra no PHERP

Centralização das Informações: Todas as requisições são registradas em um único sistema, facilitando a consulta e o acompanhamento de cada pedido.

Controle e Auditoria: Através do ERP, é possível rastrear todas as requisições, garantindo que todas as compras sejam autorizadas e documentadas corretamente, o que facilita auditorias e controles internos.

Otimização do Processo de Compras: O sistema ERP automatiza diversas etapas do processo de compra, desde a requisição até a emissão do pedido de compra, reduzindo o tempo e os esforços necessários para realizar essas tarefas manualmente.

Transparência e Comunicação: As requisições de compra no ERP permitem uma melhor comunicação entre os departamentos, garantindo que todas as necessidades sejam devidamente comunicadas e atendidas.

Redução de Custos: Com um processo de requisição de compra bem estruturado, a empresa pode evitar compras desnecessárias, negociações desfavoráveis e desperdício de recursos, contribuindo para a redução de custos operacionais.

Processo de Requisição de Compra no PHERP

Criação da Requisição: Um funcionário identifica a necessidade de um bem ou serviço e cria uma requisição de compra no sistema PHERP, detalhando os itens necessários, quantidade, especificações e justificativa para a aquisição.

Aprovação da Requisição: A requisição é enviada para a aprovação de um superior ou departamento responsável, que revisa os detalhes e, se necessário, solicita mais informações antes de aprovar ou rejeitar a requisição.

Conversão em Pedido de Compra: Uma vez aprovada, a requisição é convertida em uma ordem de compra, que será enviado ao fornecedor selecionado para o fornecimento dos bens ou serviços.

Recebimento e Verificação: Os itens adquiridos são recebidos pela empresa, e uma verificação é realizada para garantir que os produtos ou serviços estão conforme especificado na requisição de compra.

Registro e Pagamento: O recebimento dos itens é registrado no PHERP e, após a verificação e aceitação dos bens ou serviços, o pagamento ao fornecedor é processado conforme as condições acordadas.

Cadastro da Requisição

• Filial: Corresponde a qual filial da empresa pertence a requisição.
• Tipo Requisição de Compra: Informar o Tipo de Requisição de Compra para a geração da requisição de compra.
• Número: Seqüencial gerado automaticamente de acordo com o contador parametrizado no tipo de requisição.
• Data: Corresponde a data que foi feita a requisição.
• Seqüencia de Aprovação: Corresponde a seqüencia em que a requisição de compra está posicionada quando a situação for igual a 'Em Aprovação'.
• Situação: Corresponde a situação atual da requisição, é preenchido automaticamente pelo sistema.
• Usuário requisitou: Corresponde a qual usuário requisitou a compra.

Opções

• Liberar: Realiza liberação da requisição de compra deixando na situação 'Em Aprovação'. Quando o tipo de requisição não utilizar grupo de aprovação, a requisição será confirmada automaticamente permanecendo na situação 'Confirmada'.
• Confirmar: Após a confirmação, a situação da requisição fica com a situação 'Confirmada' e são geradas as ordens de compra, impedindo sua alteração.
• Retornar: Ao retornar é realizado a exclusão das ordens de compra se as mesmas estiverem na situação de cadastrada. Assim reabrirá a requisição para que possa ser alterada novamente.
• Assistente Requisição de Compra: A opção da assistente requisição de compra, permite o usuário selecionar os produtos com saldo abaixo da quantidade mínima de estoque.
• Funções\Cancelar Liberação: Cancela a liberação da requisição de compra quando estiver nas situações 'Em Aprovação' ou 'Aprovada', retornando para situação de 'Cadastrada'.
• Aprovações: Histórico de liberação, aprovações e/ou rejeições da requisição.

Itens

Dentro de uma requisição de compra pode haver diversos itens para gerar diversas ordens de compra.

• Sequencia: Numeração gerada de forma automática, de acordo com a inclusão dos itens.
• Item: Produto que está sendo requisitado para compra.
• Cotação: Número da cotação aprovação para o item. Quando houver uma cotação vinculada, não será possível realizar alteração no item, somente se retornar a cotação.
• Fornecedor: Campo de seleção de pessoas do tipo fornecedor.
• Tipo Ordem de Compra: Campo para definir o Tipo de OC a ser utilizado na geração da Ordem de Compra do fornecedor.
• Quantidade: Campo para informar a quantidade a ser requisitada.
• Disponível: Campo para consulta do saldo de estoque disponível para o produto.
• Reservado: Campo para consulta do saldo de estoque reservado para o produto.
• Em Pedidos: Campo para consulta da quantidade não atendida do produto em pedidos abertos.
• Em Ordens de Serviço: Campo para consulta da quantidade do produto em ordens de serviço abertas.
• Em Ordens de Compra: Campo para consulta da quantidade do produto em ordens de compra abertas.
• Valor Total: Campo para consulta do valor total do custo da requisição baseado no custo médio do produto e a quantidade.

Conclusão

O uso da requisição de compra no PHERP garante o controle e transparência no processo de aquisição de bens e serviços dentro da organização. Essa ferramenta não só facilita a gestão das compras, mas também contribui para a melhoria contínua dos processos internos, redução de custos e aumento da competitividade da empresa.