Adiantamentos

Conceito

O adiantamento permite realizar a cobrança antecipada de produtos ou serviços que ainda serão faturados, gerando automaticamente um documento de adiantamento vinculado ao pedido de venda ou à ordem de serviço de origem. Esse recurso é utilizado quando existe a necessidade de receber parte ou a totalidade do valor antes da conclusão do faturamento ou da execução dos serviços. Ao realizar um adiantamento, o sistema identifica automaticamente os valores ainda pendentes de adiantamento e gera o documento correspondente, mantendo o vínculo entre o documento de origem, o adiantamento e o documento financeiro/fiscal gerado. Dessa forma, todo o processo permanece rastreável até a conclusão do faturamento.

Cadastro do Adiantamento

Ao incluir um novo adiantamento, o sistema realiza automaticamente as validações necessárias e sugere o valor disponível para adiantamento, considerando os valores já adiantados e o saldo ainda pendente dos itens do documento de origem. A forma de cobrança também é preenchida automaticamente conforme a configuração do documento de origem, podendo ser alterada pelo usuário. Durante o cadastro devem ser informados os seguintes campos:

• Sequência: Sequência numérica gerada automaticamente pelo sistema para identificar o adiantamento dentro do documento de origem.
• Valor: Valor que será adiantado. O sistema sugere automaticamente o saldo disponível para adiantamento, permitindo que o usuário informe um valor menor, quando necessário. Não é permitido informar um valor superior ao saldo disponível.
• Forma de Cobrança: Preenchida automaticamente com a forma de cobrança definida no documento de origem, podendo ser alterada pelo usuário.
• Condição de Pagamento: Deve ser informada manualmente pelo usuário.

O sistema também valida se o documento de origem possui itens e se estão configurados os tipos de documento necessários para a geração do adiantamento de produtos e serviços.

Geração do Documento de Adiantamento

Após o cadastro do adiantamento, o sistema gera automaticamente o documento correspondente. A geração considera separadamente os valores pendentes de produtos e serviços. Para determinar por qual tipo de item iniciar a geração, o sistema verifica o valor pendente de adiantamento de cada tipo e prioriza aquele que possuir o maior valor pendente. Dessa forma:

• Quando o maior valor pendente estiver relacionado a produtos, o sistema inicia a geração do documento de adiantamento utilizando os produtos.
• Quando o maior valor pendente estiver relacionado a serviços, o sistema inicia a geração utilizando os serviços.
• Caso o valor do adiantamento seja totalmente utilizado pelo primeiro tipo de item, a geração é concluída.
• Caso ainda exista saldo do adiantamento após utilizar todo o valor disponível para o primeiro tipo de item, o sistema continua a geração utilizando o segundo tipo de item.
• Dessa forma, um mesmo adiantamento pode resultar na geração de documentos para produtos e serviços, quando necessário para utilizar integralmente o valor informado.

A prioridade é determinada automaticamente pelo valor pendente de cada tipo, não sendo necessário que o usuário selecione manualmente qual tipo deverá ser utilizado primeiro. O sistema consulta os valores pendentes e os ordena do maior para o menor.

Exemplo de Geração

Considerando um documento de origem com:

• Produtos: R$ 8.000,00 pendentes para adiantamento.
• Serviços: R$ 3.000,00 pendentes para adiantamento.
• Valor do adiantamento: R$ 5.000,00.

Como os produtos possuem o maior valor pendente, o sistema inicia a geração pelo tipo Produto e utiliza os R$ 5.000,00 nesse tipo. Em outro cenário:

• Produtos: R$ 2.000,00 pendentes para adiantamento.
• Serviços: R$ 6.000,00 pendentes para adiantamento.
• Valor do adiantamento: R$ 5.000,00.

Nesse caso, o sistema inicia a geração pelo tipo Serviço, pois é o tipo com maior valor pendente, e utiliza os R$ 5.000,00 nesse tipo. Quando o valor do adiantamento for superior ao saldo pendente do primeiro tipo, o sistema utiliza o saldo disponível desse tipo e, havendo valor restante, continua a geração pelo segundo tipo. Já em uma situação em que o primeiro tipo possui saldo inferior ao valor do adiantamento, o restante é direcionado ao segundo tipo. Por exemplo:

• Produtos: R$ 2.000,00 pendentes.
• Serviços: R$ 6.000,00 pendentes.
• Valor do adiantamento: R$ 7.000,00.

Nesse caso, são utilizados R$ 6.000,00 para serviços e os R$ 1.000,00 restantes são utilizados para produtos.

Geração dos Itens

Após definir o tipo de item que será utilizado, o sistema gera os itens do documento de adiantamento proporcionalmente ao valor adiantado. Os itens são obtidos a partir do documento de origem e somente são considerados aqueles pertencentes ao tipo selecionado, seja produto ou serviço. Os valores dos itens são proporcionalizados de acordo com o valor do adiantamento em relação ao valor total dos itens daquele tipo. Durante a geração, o sistema mantém as principais informações dos itens de origem, incluindo descrição, unidade, valores, informações fiscais e demais configurações necessárias para o documento de adiantamento. O documento gerado também permanece vinculado ao adiantamento que o originou, permitindo identificar a origem e acompanhar os valores adiantados.

Compensação com o Documento Faturado

Quando o documento de venda (nota fiscal) que originou o(s) adiantamento(s) é emitido e possui documentos de adiantamento vinculados, o sistema realiza automaticamente a compensação entre o valor da nota e os adiantamentos vinculados, evitando que o cliente seja cobrado novamente por um valor que já foi recebido antecipadamente.

A compensação segue a ordem de vinculação dos adiantamentos, do mais antigo para o mais novo, utilizando somente os adiantamentos necessários para cobrir o valor da nota:

• Os adiantamentos vinculados são avaliados na ordem em que foram gerados, começando sempre pelo mais antigo.
• São utilizados adiantamentos, um a um, até que o valor da nota seja completamente coberto.
• Caso a soma dos adiantamentos utilizados ultrapasse o valor da nota, o valor do último adiantamento utilizado na compensação é reduzido, de forma que o total compensado corresponda exatamente ao valor da nota.
• Caso o valor total dos adiantamentos vinculados seja inferior ao valor da nota, o valor considerado na compensação para a nota é ajustado para corresponder à soma dos adiantamentos, permitindo que a compensação seja confirmada com os dois lados (nota e adiantamentos) em valores iguais.

Adiantamentos não utilizados: quando um documento de adiantamento vinculado à nota não é necessário para completar a compensação porque o valor da nota já foi totalmente coberto pelos adiantamentos anteriores, mais antigos — esse documento é automaticamente desvinculado da nota, deixando de fazer parte da compensação.

Geração do boleto com o saldo pendente: quando a nota possui adiantamento(s) vinculado(s), a geração do boleto de cobrança é realizada somente após a conclusão da compensação. Dessa forma, o boleto é emitido já com o saldo pendente da nota o valor da nota descontado dos adiantamentos compensados e não com o valor total do documento, evitando que o cliente seja cobrado em duplicidade pelo valor já adiantado.

Regras e Validações

Para gerar o adiantamento, o sistema realiza algumas validações:

• O documento de origem deve possuir pelo menos um item.
• O valor informado para o adiantamento não pode ser superior ao saldo disponível.
• Deve existir um tipo de documento configurado para adiantamento de produtos.
• Deve existir um tipo de documento configurado para adiantamento de serviços.
• Somente são considerados valores que ainda possuem saldo pendente de adiantamento.
• Os valores já utilizados em adiantamentos anteriores são descontados do saldo disponível.
• A geração dos documentos ocorre automaticamente de acordo com o tipo de item e os valores pendentes.
• Ao emitir o documento de venda vinculado a adiantamento(s), a compensação entre a nota e os adiantamentos é realizada automaticamente, sem necessidade de ação manual.
• Adiantamentos vinculados que não forem utilizados na compensação são automaticamente desvinculados da nota.
• O boleto de cobrança, quando aplicável, é gerado somente após a compensação ser concluída, refletindo o saldo pendente do documento.

Quais os benefícios e/ou ganhos de uso

A utilização do adiantamento proporciona diversos benefícios:

• Permite realizar cobranças antecipadas antes da conclusão do faturamento ou da execução da ordem de serviço.
• Automatiza a geração do documento de adiantamento.
• Identifica automaticamente se o adiantamento será aplicado a produtos, serviços ou a ambos.
• Prioriza automaticamente o tipo de item com maior valor pendente.
• Permite utilizar o restante do valor do adiantamento em um segundo tipo de item quando o saldo do primeiro tipo não for suficiente.
• Proporciona maior controle financeiro sobre os valores recebidos antecipadamente.
• Impede a geração de adiantamentos superiores ao saldo disponível.
• Evita a duplicidade de valores já utilizados em adiantamentos anteriores.
• Mantém o vínculo entre o documento de origem, o adiantamento e os documentos gerados.
• Mantém a separação entre produtos e serviços, utilizando o tipo de documento configurado para cada situação.
• Realiza automaticamente a compensação entre a nota faturada e os adiantamentos vinculados, sem necessidade de conferência manual.
• Evita a cobrança em duplicidade de valores já recebidos como adiantamento, já que o boleto é gerado com o saldo pendente do documento.
• Mantém organizado o vínculo entre a nota e os adiantamentos, removendo automaticamente aqueles que não foram utilizados na compensação.
• Reduz o retrabalho e minimiza erros operacionais durante o processo de faturamento.

Conclusão

O adiantamento torna o processo de cobrança antecipada mais seguro, automatizado e organizado. A partir do valor informado pelo usuário, o sistema identifica os saldos ainda pendentes, determina automaticamente se deve iniciar a geração por produtos ou serviços e utiliza primeiro o tipo que possui o maior valor pendente. Quando o saldo desse tipo não é suficiente para absorver todo o valor do adiantamento, o sistema utiliza automaticamente o segundo tipo, permitindo que o valor seja distribuído entre produtos e serviços quando necessário. Ao final do processo, quando a nota de venda vinculada aos adiantamentos é emitida, o sistema também cuida automaticamente da compensação: utiliza os adiantamentos do mais antigo para o mais novo até cobrir o valor da nota, ajusta os valores quando há diferença entre os totais, remove o vínculo dos adiantamentos que não forem utilizados e, por fim, gera o boleto de cobrança já com o saldo pendente do documento. Com isso, o processo garante maior controle financeiro, evita adiantamentos acima do saldo disponível e cobranças em duplicidade, mantém a rastreabilidade entre as operações e reduz a necessidade de intervenção manual no processo de faturamento.