Requisição de Compra

Conceito

A requisição de compra é uma ferramenta que permite a gestão das necessidades de aquisição de materiais, produtos ou serviços dentro de uma organização. Esse processo facilita a comunicação entre os diferentes departamentos, garantindo que todas as requisições sejam devidamente autorizadas e rastreadas até o momento da compra.

O Que é uma Requisição de Compra?

A requisição de compra é um documento interno utilizado por funcionários para solicitar a aquisição de bens ou serviços necessários para a operação da empresa. Esse documento serve como um pedido formal de compra, que deve ser aprovado por uma autoridade competente antes de qualquer ação ser tomada.

Benefícios do Uso da Requisição de Compra no PHERP

Centralização das Informações: Todas as requisições são registradas em um único sistema, facilitando a consulta e o acompanhamento de cada pedido.

Controle e Auditoria: Através do ERP, é possível rastrear todas as requisições, garantindo que todas as compras sejam autorizadas e documentadas corretamente, o que facilita auditorias e controles internos.

Otimização do Processo de Compras: O sistema ERP automatiza diversas etapas do processo de compra, desde a requisição até a emissão do pedido de compra, reduzindo o tempo e os esforços necessários para realizar essas tarefas manualmente.

Transparência e Comunicação: As requisições de compra no ERP permitem uma melhor comunicação entre os departamentos, garantindo que todas as necessidades sejam devidamente comunicadas e atendidas.

Redução de Custos: Com um processo de requisição de compra bem estruturado, a empresa pode evitar compras desnecessárias, negociações desfavoráveis e desperdício de recursos, contribuindo para a redução de custos operacionais.

Processo de Requisição de Compra no PHERP

Criação da Requisição: Um funcionário identifica a necessidade de um bem ou serviço e cria uma requisição de compra no sistema PHERP, detalhando os itens necessários, quantidade, especificações e justificativa para a aquisição.

Aprovação da Requisição: A requisição é enviada para a aprovação de um superior ou departamento responsável, que revisa os detalhes e, se necessário, solicita mais informações antes de aprovar ou rejeitar a requisição.

Conversão em Pedido de Compra: Uma vez aprovada, a requisição é convertida em uma ordem de compra, que será enviado ao fornecedor selecionado para o fornecimento dos bens ou serviços.

Recebimento e Verificação: Os itens adquiridos são recebidos pela empresa, e uma verificação é realizada para garantir que os produtos ou serviços estão conforme especificado na requisição de compra.

Registro e Pagamento: O recebimento dos itens é registrado no PHERP e, após a verificação e aceitação dos bens ou serviços, o pagamento ao fornecedor é processado conforme as condições acordadas.

Cadastro da Requisição

• Filial: Corresponde a qual filial da empresa pertence a requisição.
• Tipo Requisição de Compra: Informar o Tipo de Requisição de Compra para a geração da requisição de compra.
• Número: Sequencial gerado automaticamente de acordo com o contador parametrizado no tipo de requisição.
• Data: Corresponde a data que foi feita a requisição.
• Solicitante: Pessoa que está solicitando os materiais.
• Observações: Texto opcional para informações complementares.
• Situação: Corresponde a situação atual da requisição, é preenchido automaticamente pelo sistema.
• Sequencia de Aprovação: Corresponde a sequência em que a requisição de compra está posicionada quando a situação for igual a 'Em Aprovação'.
• Usuário requisitou: Corresponde a qual usuário requisitou a compra.
• Data / hora Inclusão: Data e a hora de inclusão da requisição de compra.
• Usuário que Alterou: Usuário que alterou a requisição de compra pela ultima vez.
• Data / hora Alteração: Data e hora da ultima alteração.
• Usuário que Aprovou: Usuário que aprovou a requisição de compras.
• Data / Hora Aprovação: Data e hora da aprovação da requisição de compras.

Itens

Itens que compõem a requisição de compra.

Dentro de uma requisição de compra podem existir diversos itens, possibilitando a geração de múltiplas ordens de compra.

• Sequência: Numeração gerada automaticamente conforme a inclusão dos itens.
• Item: Produto que está sendo requisitado para compra.
• Unidade: Unidade de medida do item. Após o preenchimento do produto, a unidade será preenchida automaticamente conforme a unidade de compra definida em seu cadastro, podendo ser alterada pelo usuário.
• Quantidade: Campo destinado à informação da quantidade a ser requisitada.
• Valor Unitário: Valor unitário do produto, podendo ser informado manualmente ou proveniente da aprovação de uma cotação.
• Valor Total: Campo apenas para consulta, que apresenta o valor total do custo da requisição com base no valor unitário e na quantidade informada.
• Valor Desconto: Valor total de desconto aplicado obtido para o item.
• Valor Frete: Valor total de frete aplicado para o item.
• Valor Líquido: Valor líquido do item.
• Cotação: Número da cotação aprovada para o item. Quando houver uma cotação vinculada, não será possível realizar alterações no item, sendo necessário retornar a cotação para ajustes.
• Fornecedor: Campo para seleção de pessoas do tipo fornecedor.
• Condição de Pagamento: Condição de pagamento prevista para o fornecedor. Quando houver cotação aprovada e a condição de pagamento estiver informada na cotação, ela será atualizada automaticamente no item da requisição.
• Forma de Cobrança: Forma de cobrança prevista para o pagamento ao fornecedor. Quando houver cotação aprovada e a forma de cobrança estiver informada na cotação, ela será atualizada automaticamente no item da requisição.
• Previsão de Entrega: Data de previsão da entrega pelo fornecedor.
• Tipo Ordem de Compra: Campo para definir o tipo de ordem de compra a ser utilizado na geração da ordem de compra do fornecedor.
• Disponível: Campo para consulta do saldo de estoque disponível do produto.
• Reservado: Campo para consulta do saldo de estoque reservado do produto.
• Em Pedidos: Campo para consulta da quantidade do produto não atendida em pedidos abertos.
• Em Ordens de Serviço: Campo para consulta da quantidade do produto vinculada a ordens de serviço abertas.
• Em Ordens de Compra: Campo para consulta da quantidade do produto em ordens de compra abertas.
• Observações: Campo opcional para inclusão de informações complementares.

Opções

• Lançamentos Financeiros: Consulta e manutenção dos lançamentos financeiros relacionados ao item.
• Cotações: Corresponde as cotações relacionadas ao item da requisição de compra.

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Opções

• Liberar: Realiza liberação da requisição de compra deixando na situação 'Em Aprovação'. Quando o tipo de requisição não utilizar grupo de aprovação, a requisição será confirmada automaticamente permanecendo na situação 'Confirmada'.
• Confirmar: Após a confirmação, a situação da requisição fica com a situação 'Confirmada' e são geradas as ordens de compra, impedindo sua alteração.
• Retornar: Ao retornar é realizado a exclusão das ordens de compra se as mesmas estiverem na situação de cadastrada. Assim reabrirá a requisição para que possa ser alterada novamente.
• Assistente Requisição de Compra: A opção da assistente requisição de compra, permite o usuário selecionar os produtos com saldo abaixo da quantidade mínima de estoque.
• Funções\Cancelar Liberação: Cancela a liberação da requisição de compra quando estiver nas situações 'Em Aprovação' ou 'Aprovada', retornando para situação de 'Cadastrada'.
• Aprovações: Histórico de liberação, aprovações e/ou rejeições da requisição.

Conclusão

O uso da requisição de compra no PHERP garante o controle e transparência no processo de aquisição de bens e serviços dentro da organização. Essa ferramenta não só facilita a gestão das compras, mas também contribui para a melhoria contínua dos processos internos, redução de custos e aumento da competitividade da empresa.

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