Adiantamento de Clientes e Fornecedores

Introdução

O processo de adiantamento envolve o pagamento antecipado por parte dos clientes ou para os fornecedores antes que o produto ou serviço seja entregue. Esse processo faz parte da gestão financeira, garantindo que as transações sejam registradas e controladas adequadamente. No PHERP, os adiantamentos são gerenciados através do módulo financeiro, e o seu registro se dá pelo cadastro do Contas a Receber e Contas a Pagar, utilizando tipos de documentos específicos para essa finalidade.

Conceito do Processo Prático

Adiantamento de Cliente: Quando um cliente faz um pagamento antecipado, esse valor é registrado como um adiantamento no contas a receber. Esse montante será baixado assim que o valor for recebido do cliente e compensado posteriormente quando a venda for concretizada. Recebimento Efetivo: No momento da concretização da venda, o valor do adiantamento é compensado contra o valor total da venda, ajustando o saldo a receber.

Adiantamento a Fornecedor: Similarmente, quando é feito um pagamento antecipado a um fornecedor, esse valor é registrado como adiantamento no contas a pagar e, a baixa vai ocorrer assim que realizado pagamento ao fornecedor. Despesa Efetiva: Quando a compra é efetivada, o valor adiantado é compensado contra o valor total da compra, ajustando o saldo a pagar.

Quando o documento for do tipo adiantamento, sendo no contas a pagar ou a receber, estará disponível junto as parcelas as colunas de "Valor a Compensar" e "Valor Compensado". Dessa forma é possível acompanhar além do saldo (zerado após a baixa do adiantamento), os respectivos valores de adiantamento já compensados e pendentes para compensação. No módulo financeiro, existe também alguns relatórios gerenciais, que permitem o acompanhamento de adiantamentos realizados, baixados ou em aberto.

Processo no Sistema ERP

No módulo financeiro, junto ao contas a receber, é realizado o registro de adiantamento a clientes. Para tal, devemos utilizar um tipo de documento de adiantamento, como por exemplo "Adiantamento de Cliente" e, seguir com o preenchimento do documento as orientações presentes no contas a receber. Assim que ocorrer o recebimento do cliente, vamos realizar a baixa na tesouraria para concluir a transação de adiantamento.

Compensação do Adiantamento: Quando a venda for concretizada e, o documento efetivo estiver presente no contas a receber, devemos através da tela de Compensação de adiantamento de Clientes, realizar a compensação do valor da venda, contra o valor a compensar presente no documento de adiantamento. No módulo financeiro, temos na opção adiantamentos, a opção Compensação de Clientes, onde será feito o registro da compensação.

Para o adiantamento a fornecedores, o processo é o mesmo, porém estaremos considerando o cadastro junto ao contas a pagar e a compensação na opção de compensação de fornecedor.

Exemplo Prático

Exemplo 1: Adiantamento de Cliente.

Um cliente faz um adiantamento de R$ 1.000,00. O adiantamento é registrado no contas a receber utilizando um documento de tipo "Adiantamento". Posteriormente, uma venda de R$ 3.000,00 é realizada para o mesmo cliente. Na tela de Compensação de Clientes, o valor adiantado de R$ 1.000,00 é compensado, restando um saldo de R$ 2.000,00 a receber.

Exemplo 2: Adiantamento a Fornecedor. Uma empresa faz um adiantamento de R$ 500,00 a um fornecedor. O adiantamento é registrado no contas a pagar utilizando um documento de tipo "Adiantamento". Posteriormente, uma compra de R$ 2.000,00 é realizada com o mesmo fornecedor. Na tela de Compensação de Fornecedores, o valor adiantado de R$ 500,00 é compensado, restando um saldo de R$ 1.500,00 a pagar.

Conclusão

O processo de adiantamento, tanto para clientes quanto para fornecedores, é essencial para a gestão financeira eficiente. Utilizando o seu sistema ERP, é possível registrar, acompanhar e compensar esses adiantamentos de forma prática e organizada, garantindo a precisão nas transações financeiras.