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Conceito

EDI (Intercâmbio Eletrônico de Dados) é um padrão de comunicação que permite a troca de documentos e informações entre sistemas de empresas diferentes, de forma estruturada e sem necessidade de digitação manual. No contexto do sistema, a Exportação de EDI é a funcionalidade que converte os dados dos Conhecimentos de Transporte já emitidos em arquivos nesse formato, seguindo os leiautes padronizados de mercado, para que sejam consumidos pelo sistema do Tomador do serviço de transporte.

O que é

A Exportação de EDI é o processo responsável por gerar arquivos eletrônicos contendo as informações dos CT-es emitidos. Esses arquivos permitem que o Tomador receba de forma automatizada os dados de fretes, ocorrências de entrega, títulos de cobrança e notas fiscais vinculadas às cargas transportadas.

O processo pode ser disparado de duas formas:

• Manual, pela tela "EDI Exportar", onde o usuário informa o período e os filtros desejados;
• Automática, sempre que um CT-e é emitido para um Tomador que possua o envio automático configurado, disparando o envio do arquivo por e-mail sem intervenção do usuário.

Para que serve

Serve para comunicar eletronicamente, em um formato padronizado de mercado, os dados de transporte ao sistema do Tomador do serviço, evitando a necessidade de conferência manual de documentos. Existem quatro leiautes disponíveis, cada um com uma finalidade específica:

• Conhecimento Embarcado: informa ao Tomador quais CT-es foram emitidos e embarcados, com

os respectivos valores de frete, impostos e notas fiscais vinculadas.

• Ocorrência: informa eventos/ocorrências registrados durante o transporte das notas fiscais

vinculadas ao CT-e (por exemplo, entrega realizada, tentativa de entrega, etc.).

• Documento Cobrança: informa os títulos financeiros (faturas) gerados a partir dos CT-es,

podendo ser agrupados por data de vencimento.

• Nota Fiscal: informa os dados completos das notas fiscais transportadas, incluindo

embarcador, destinatário e valores.

Quais os benefícios e/ou ganhos de uso

• Elimina a necessidade de o Tomador consultar manualmente o status de cada CT-e, ocorrência ou

título de cobrança.

• Padroniza a troca de informações com os clientes através de um layout de mercado o que facilita a integração com diferentes sistemas de EDI dos Tomadores.
• Reduz erros de digitação e retrabalho, já que os dados são extraídos diretamente dos documentos já emitidos no sistema.
• Permite o envio automático no momento da emissão do CT-e, sem depender de rotina manual, para Tomadores que exigem esse tipo de integração.
• Os filtros de Remetente e Destinatário permitem segmentar a exportação quando o Tomador só precisa acompanhar parte da operação.

Exemplos

Uma transportadora presta serviço de frete para um Tomador que exige o recebimento eletrônico das notas fiscais transportadas para conferência em seu próprio sistema. Ao final do período acordado, o usuário acessa a tela de exportação de EDI, informa o período de emissão dos CT-es, seleciona o Tomador e o leiaute "Nota Fiscal", e gera o arquivo, que é então enviado ao cliente.

Em outro cenário, o mesmo Tomador possui o envio automático do EDI configurado. Nesse caso, sempre que um CT-e vinculado a ele for emitido, o próprio sistema gera e envia automaticamente por e-mail o arquivo no leiaute e versão configurados, sem que o usuário precise acessar a tela manualmente.

Cadastro

• Data Início* / Data Fim*: período de emissão dos CT-es que serão considerados na exportação.
• Filial: filial responsável pela emissão dos CT-es a serem exportados.
• Tomador: cliente tomador do serviço de transporte, para quem o arquivo será destinado. Compõe o cabeçalho do arquivo gerado.
• Remetente: permite restringir a exportação aos CT-es de um remetente específico.
• Destinatário: permite restringir a exportação aos CT-es de um destinatário específico.
• Leiaute: define o tipo de arquivo a ser gerado — Conhecimento Embarcado, Ocorrência, Documento Cobrança ou Nota Fiscal.
• Versão: define a versão do layout ACBr utilizada — 3.0, 3.0A, 3.1 ou 5.0.
• Ação: indica a natureza do envio — Incluir (novo envio), Complementar (envio complementar a um arquivo já enviado anteriormente) ou Excluir (solicita a exclusão/ cancelamento de um envio anterior).
• Agrupar Documentos: aplicável apenas ao leiaute Documento Cobrança. Quando marcado, os títulos com a mesma data de vencimento são consolidados em um único registro de cobrança; quando desmarcado, cada documento é informado individualmente.

Conclusão

A Exportação de EDI padroniza e automatiza a troca de informações operacionais e financeiras entre a transportadora e seus Tomadores de serviço, podendo ser executada tanto sob demanda quanto de forma automática a cada emissão de CT-e.

Sugestão de Leitura

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