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Conceito

A cotação é uma proposta formal, geralmente solicitada de vários fornecedores, que detalha preços, prazos de entrega, condições de pagamento e outras especificações relevantes para a compra. No processo de aquisição de produtos e serviços, a realização de cotações com diferentes fornecedores, auxilia na tomada de decisões.

A principal função do registro de cotações é permitir que a empresa compare diferentes ofertas antes de aprovar uma requisição de compra. Isso não apenas ajuda a garantir que a empresa obtenha os melhores preços, mas também possibilita a escolha do fornecedor que melhor atenda às necessidades específicas da requisição, considerando fatores como qualidade, prazo de entrega e confiabilidade.

Ao integrar o registro de cotações ao processo de aprovação, a empresa pode assegurar que as decisões de compra sejam baseadas em dados concretos e comparações justas. Isso aumenta a transparência do processo, facilita a justificativa de escolhas e contribui para uma gestão financeira mais eficiente.

Registro da Cotação

• Filial: Filial na qual está sendo realizado o registro da cotação. Preenchimento automático com a filial presente na requisição de compra.
• Fornecedor: Cadastro do fornecedor que foi realizada a cotação.
• Data: Data da cotação.
• Cot. Fornecedor: Número da cotação emitida pelo fornecedor.
• Número:' Código sequencial da cotação gerado automaticamente pelo sistema.
• Condição de Pagamento: Condição de pagamento acordada com o fornecedor.
• Previsão de Entrega: Data de previsão de entrega.
• Valor Total: Valor total dos itens.
• Valor Frete: Valor total de frete presente nos itens.
• Valor Desconto: Valor total de descontos presente nos itens.
• Valor Líquido: Valor líquido da cotação.
• Situação: No cadastramento ocorre o preenchimento automático com a situação "Cadastrada". Após aprovada será alterada para "Aprovada" e a cotação não poderá mais ser alterada.
• Informações de Registro: Corresponde aos campos de registro do usuário e a data de inclusão e alteração da cotação.
• Observações: Texto opcional para informações complementares.

Itens da Cotação

• Item: Produto ou serviço que foi cotado pelo fornecedor. Somente são exibidos itens presentes na requisição de compras, na qual a quantidade total presente na cotação posicionada, é menor que a quantidade da requisição.
• Sequência: Corresponde a sequência do item na requisição de compras. Se o item estiver informado uma única vez, será preenchido automaticamente, caso contrário a sequencia deve ser informada.
• Unidade: Unidade de medida. Preenchido automaticamente com a unidade de compra presente no cadastro do produto ou serviço.
• Quantidade: Quantidade presente na cotação.
• Valor Unitário.
• Valor Total.
• Valor Frete.
• Valor Desconto.
• Valor Líquido.

Opções

• Aprovar: Quando aprovada, os itens da cotação serão relacionados aos itens da requisição, com o preenchimento da cotação e o fornecedor em cada item da requisição de compras. Somente os itens da requisição cujo a cotação não estiver preenchida, que serão relacionados a cotação. Após esse processo, a situação da cotação passa para "Aprovada" e, a cotação e os itens da requisição de compra relacionados, não poderão mais ser alterados.
• Retornar: Retorna a cotação para a situação de "Cadastrada" e desvincula os itens da requisição de compra, desfazendo assim o processo de aprovação.

Conclusão

Com dessa funcionalidade, os responsáveis pelo processo de compras poderão solicitar, registrar e comparar cotações diretamente no sistema, centralizando todas as informações relevantes e facilitando o processo de aprovação. Isso resulta em uma gestão de compras mais ágil, com maior controle e potencial para gerar economias significativas para a empresa.