Aprovações
Índice
Conceito
A tela de aprovação permite gerenciar e acompanhar os documentos que dependem de validação por responsáveis dentro do sistema. Nela são exibidos todos os tipos de documentos suportados pelo processo de aprovação, facilitando a gestão centralizada e o acompanhamento da sequência atual de aprovação em que cada documento se encontra, além de permitir o retorno de documentos para etapas anteriores.
Tipos de documentos suportados:
- Orçamentos
- Ordens de Serviço
- Pedidos de Venda
- Contratos
- Ordens de Compra
- Ordens de Produção
- Requisições de Compra
Funcionamento do Processo
O processo inicia com a criação de um grupo de aprovação, no qual são definidas as sequências de aprovação que o documento irá percorrer. Em cada sequência é possível definir se o documento poderá ou não ser alterado, além de estabelecer regras específicas para validação ou aprovação automática.
Também podem ser atribuídos usuários responsáveis por cada sequência. Quando houver usuários definidos, apenas esses usuários poderão visualizar e aprovar o documento na respectiva sequência.
Outro recurso que auxilia na identificação das sequências é a definição de cores personalizadas de fonte e de fundo para cada sequência. Dessa forma, o usuário consegue identificar visualmente em qual etapa do processo de aprovação o documento se encontra.
Por padrão, os tipos de documentos possuem em sua lista de situações os estados "Cadastrado", "Em Aprovação", "Aprovado" e "Rejeitado". Cada tipo de documento pode possuir outras situações adicionais, porém estas fazem parte do fluxo padrão de aprovação.
Fluxo do documento
Na prática, quando ocorre a liberação de um documento e existe um grupo de aprovação associado, sua situação passa para "Em Aprovação". No campo "Sequência de Aprovação" é possível acompanhar a etapa atual do documento. Após a aprovação da última sequência, o documento passa para a situação "Aprovado". Quando não houver grupo de aprovação definido, após a liberação o documento passa diretamente para a situação "Aprovado".
A sequência pode ser utilizada tanto para controle de aprovação por responsáveis, como Supervisor, Gerente e Diretoria, quanto para representar etapas de um processo. Exemplos: "Aguardando aprovação do cliente", "Em orçamento", "Em manutenção", entre outras situações que façam parte do fluxo do documento.
Como realizar uma aprovação
Para realizar a aprovação, acesse a tela "Aprovações", localize o documento pendente e utilize o botão "Aprovar".
Opções Disponíveis
- Filtrar: Filtra os registros de acordo com os critérios informados nos filtros.
- Retornar: Retorna o documento para o responsável da sequência anterior.
- Aprovar: Realiza a aprovação do(s) documento(s) selecionado(s).
- Reprovar: Reprova o(s) documento(s) selecionado(s).
- Logs: (mediante permissão de acesso) Apresenta os registros de alterações do documento, quando configurado.
Filtros:
- Pessoa: Refere-se ao campo cliente.
- Período: Data do documento que está pendente de aprovação.
- Número: Número do documento, localizado no canto superior direito.
- Incluído por: Usuário que realizou o cadastro inicial do documento.
Conclusão
O processo de aprovação permite estabelecer um fluxo estruturado para validação dos documentos, garantindo que cada etapa seja analisada pelos responsáveis definidos. Com isso, a empresa ganha maior controle sobre as decisões, padroniza os procedimentos internos e reduz riscos de liberações indevidas.
Além de organizar o fluxo de validação, a centralização das aprovações em uma única tela facilita o acompanhamento do andamento dos documentos, permitindo identificar rapidamente em qual etapa cada um se encontra e quem é o responsável pela aprovação.
Dessa forma, o processo de aprovação contribui para aumentar a transparência, o controle e a segurança nas operações realizadas no sistema.
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