Cadastro de Contratos

Conceito

Neste ponto, temos o cadastro dos contratos presentes no sistema, contendo as informações necessárias para o controle de cada contrato, incluindo o faturamento, renovações e reajustes.

Faturamento

O módulo simplifica a gestão de contratos com cobrança mensal ou com condição especifica acordade, permitindo um acompanhamento detalhado das notas fiscais e recebimentos. Isso garante transparência e eficiência na administração financeira, facilitando o controle do ciclo de receitas e despesas associado aos contratos em vigor.

Controle de Vigência

Mantenha-se informado sobre a vigência de cada contrato. Periodicamente é possível consultar e realizar a renovação dos contratos. Isso minimiza o risco de contratos expirados e ajuda a manter uma relação saudável com os clientes.

Reajuste

Essa funcionalidade, alinhado com as cláusulas contratuais previamente definidas, permite a atualização de valores de acordo com indicador financeiro utilizado, mantendo a integridade financeira de ambas as partes envolvidas.

Gerenciamento de Aditivos

Facilite o controle de alterações contratuais por meio do gerenciamento eficiente de aditivos. Seja uma extensão de serviços, alteração de termos ou inclusão de novas cláusulas, o sistema garante que todos os aditivos sejam registrados e aplicados de maneira organizada, permitindo uma visão abrangente do histórico de modificações em cada contrato.

Informações cadastrais do contrato

• Filial: Filial que o contrato pertence. A filial é preenchida automaticamente quando o usuário estiver posicionado em uma única filial.
• Tipo de Contrato: Identificação do tipo de contrato.
• Cliente: Informar o cliente do contrato.
• Endereço de Prestação do Serviço: Informação opcional para informar o local onde será realizada a prestação do serviço. As opções exibidas aqui, são correspondentes aos endereços cadastrados junto ao cliente.
• Tabela de Preço: Quando informada a tabela de preços, no cadastro dos itens do contrato será sugerido valor informada para o item na tabela de preços informada. Após informar a pessoa, a tabela de preços é preenchida com a tabela informada nos parâmetros do cliente ou com a tabela presente nos parâmetros de venda.
• Assinatura: Registro da data da assinatura no contrato.
• Número: Número de identificação do contrato, gerado de acordo com o contador vinculado do tipo de contrato utilizado.
• Data Inicial: A data inicial corresponde a menor data inicial informada nos itens do contratos.
• Data Final: A data inicial corresponde a maior data final informada nos itens do contratos.
• Valor Contrato, Valor Total, Valor Desconto e Valor Líquido: Totais dos itens ativos do contrato.
• Situação: Identificação da situação do contrato. Esta informação é atualizada automaticamente pelo sistema, quando realizada ativação, cancelamento ou encerramento dos itens do contratos.
  • 1 - Cadastrado
  • 2 - Em Aprovação
  • 3 - Aprovado
  • 4 - Aprovação Rejeitada
  • 5 - Ativo
  • 6 - Suspenso
  • 7 - Encerrado
  • 8 - Cancelado

Itens

Nos itens do contrato são definidas as informações relacionadas à vigência, indicador financeiro, periodicidade da cobrança, data do reajuste, entre outros. Dessa forma, dependendo das informações presentes no item, no momento do faturamento pode haver a geração de documentos separados para cobrança.

Para que o sistema realize o agrupamento de diferentes itens do contrato, as seguintes informações devem ser iguais:

• Filial
• Cliente
• Tipo de Documento
• Número do Contrato
• Forma de Cobrança
• Data de Vencimento
• Município de Prestação do serviço (Quando houver)
• Tributação do Serviço (Quando houver)

Ao garantir a igualdade nessas informações-chave, o sistema poderá agrupar os itens do contrato no momento do faturamento, simplificando o processo e proporcionando maior clareza nas operações financeiras.

Informações cadastrais do item

• Seq.: Sequência numérica gerada automaticamente pelo sistema para conforme a ordem de cadastramento dos itens do contrato.
• Item: Item correspondente ao produto ou serviço previsto no contrato.
• Unidade: Unidade de medida correspondente unidade de venda do produto.
• Apontamento?: Quando informado "Sim", o item não será considerado no total do contrato, apenas será utilizado para referência do valor previsto em contrato, como por exemplo o valor de hora de determinados produtos ou serviços. No uso das ordens de serviço, está presta a utilização do contrato, dessa forma será considerado o valor presto em contrato antes da tabela de preços.
• Quantidade: Quantidade do item prevista em contrato.
• Valor Unitário: Valor unitário previsto em contrato.
• Valor Total: Resultado do valor unitário multiplicado pela quantidade.
• Valor Desconto: Informar o valor do desconto quando houver.
• Valor Líquido: Valor líquido considerado para faturamento do contrato. Corresponde ao valor proporcional a quantidade de meses informada a frente no campo periodicidade.
• Tabela de Preço: Campo somente leitura, com o valor sugerido pela tabela de preços.
• Valor Contrato: Valor total do contrato até o final da periodicidade.
• Vencimentos: Informações relacionadas a periodicidade do item contrato, reajuste, e cobrança.

• Periodicidade: Quantidade de meses até a renovação.
• Data Inicial: Data de início da vigência do item do contrato.
• Data Final: Data final da vigência do item do contrato. Após esse período é necessário a realização da renovação.
• Gerar Vencimento: Opções de vencimento das parcelas de cobrança.
  • Condição de Pagamento: As parcelas do período são geradas de acordo com a condição de parcelamento informada. Nessa opção, a partir da segunda parcela, as competências são acrescidas com a mesma regra da condição de pagamento aplicada ao vencimento.
  • Mensal com Vencimento Fixo: Informar somente o dia do vencimento e se o dia informado será no mês subsequente. O casos onde a cobrança não ocorre de forma mensal, utilizar a opção "Condição de Pagamento".
  • Mensal com Vencimento Variável: A geração das parcelas do período será mensal, sem o vencimento previsto. Nesta opção será necessário informar a condição de pagamento, que será aplicada a documento gerado no processo de faturamento.
• Forma de Cobrança: Informar a forma de cobrança que será considerada na geração do faturamento.
• Indexador: Indexador utilizado no processo de reajuste.
• Próximo Reajuste: Data prevista para o próximo reajuste. Será sugerido aqui um dia após a data final informada.
• Data Cancelamento: Campo desabilitado para edição manual. Quando realizado o processo de cancelamento do item, este campo será preenchido automaticamente.
• Data Encerramento: Campo desabilitado para edição manual. Quando realizado o processo de encerramento do item, este campo será preenchido automaticamente.

• Tipo de Documento: O tipo de documento é preenchido pelo sistema com base na configuração presente no tipo de contrato. Quando o produto ou serviço possuir uma classificação informada, e a classificação possuir o tipo de documento informado, será considerado este.
• Situação: Indica a situação do item com as mesmas situações descritas na capa do contrato.

Históricos

Nos históricos dos itens, estão presentes todos os registros de aditivos gerados para o item, cancelamento ou encerramento do item. Neste histórico o sistema armazena a informação atual e a anterior, permitindo assim desfazer um aditivo e retornar a informação anterior para o item. No menu de Funções, estão disponíveis as opções "Aditivo" e "Cancelar Aditivo".

O cadastro do histórico temos as seguintes informações:

• Data: Data que foi realizada alteração.
• Situação: Situação da alteração. Os aditivos também podem ser vinculados ao uso de grupos de aprovação, antes de consolidar a alteração. Por padrão a alteração é incluída com a situação "Aprovada".
• Data / Hora: Registro da data e hora que foi realizada o cadastro do histórico.
• Usuário: Usuário que realizou a geração do histórico.
• Tipo de Alteração: Identificação do tipo de alteração realizada. Para cada tipo de aprovação teremos os respectivos campos com as informações atuais e anterior conforme a seguir.
  • 1 - Quantidade: Alteração da quantidade do item do contrato.
    • Quantidade: Quantidade atual presente no item.
    • Quantidade Anterior: Registro da quantidade anterior do item.
  • 2 - Valor Unitário: Alteração do valor unitário do item.
    • Valor Unitário: Valor unitário atual presente no item.
    • Valor Unitário Anterior: Registro do valor unitário anterior do item.
  • 3 - Data Próximo Reajuste: Alteração da data do próximo reajuste do item.
    • Data Próximo Reajuste: Data do próximo reajuste presente no item.
    • Data Próximo Reajuste Anterior: Registro da Data do próximo reajuste anterior do item.
  • 4 - Cancelamento: Registro de cancelamento do item através do menu de funções.
    • Situação anterior: Situação do item antes do cancelamento.
  • 5 - Encerramento: Registro de encerramento do item através do menu de funções.
    • Situação anterior: Situação do item antes do encerramento.
  • 6 - Condição de Pagamento: Registro de alteração da condição de pagamento.
    • Condição de Pagamento: Condição de pagamento presente no item.
    • Condição de Pagamento Anterior: Registro da condição de pagamento anterior do item.
  • 7 - Indexador: Alteração do indexador de reajuste previsto no item.
    • Indexador: Indexador de reajuste presente no item.
    • Indexador Anterior: Indexador de reajuste anterior do item.
  • 8 - Forma de Cobrança: Registro de alteração da forma de cobrança.
    • Forma de Cobrança: Forma de cobrança presente no item.
    • Forma de Cobrança Anterior: Forma de cobrança anterior do item.
  • 9 - Município Prestado: Alteração do município de prestação do serviço.
    • Município Prestado: Município de prestação do serviço presente no item.
    • Tributação Serviço: Opção de tributação do serviço presente no item.
    • Município Prestação Anterior: Forma de cobrança anterior do item.
    • Tributação Serviço Anterior: Opção de tributação do serviço anterior no item.
• Motivo: Descrição do motivo da realização do aditivo.

Reajustes

Contém o histórico de reajustes realizados para o item com as seguintes informações:

• Data: Data de realização do reajuste.
• Sequência: Sequência do reajuste. Este campo será incrementado somente quando for aplicado dois reajustes na mesma data.
• Percentual: Percentual de reajuste aplicado.
• Indexador: Indexador considerado para o reajuste.
• Valor: Valor reajustado.
• Usuário: Usuário que realizou o reajuste.
• Valor Anterior: Valor unitário do item antes do reajuste.
• Reajuste Anterior: Corresponde a data anterior presente no campo próximo reajuste.

Suspensões

Quando informado registro de suspensão e, a data final não estiver preenchida, a situação do item é alterada para suspenso. Sendo assim, o processo de faturamento vai desconsiderar o item. Assim que informada a data final, a situação do item é retornada para ativa.

• Data Inicial: Data inicial da suspensão.
• Data Final: Data final da suspensão.
• Motivo: Informar uma das opções de motivo.
• Descrição: Descrição complementar para o motivo do registro da suspensão.

Observações

Permite inserir texto informações relacionadas ao item.

Funções disponíveis no cadastro do item

• Lançamentos Financeiros: Informações das contas financeiras e centro de custo do item. Mais informações sobre os lançamentos financeiros.
• Períodos de Faturamento: Período com a previsão de faturamento mensal do item. A cada renovação será realizada criação de um novo período, na qual contem a previsão das competências que será realizado faturamento.
• Representantes: Quando houver pagamento de comissões para o item, informar o representante e os respectivos valores e a vigência do comissionamento.
• Funções
  • Renovar: Realiza a renovação do item do contrato, criando um novo período de vigência para o contrato. Disponível apenas para itens que não sejam por apontamento. O novo período estará disponível pela opção Períodos de Faturamento. Quando realizada a renovação pelo processo principal disponível no módulo de contratos, o item estará disponível para renovação apenas na competência final do ultimo período de faturamento.
  • Cancelar Renovação: Realiza a exclusão do ultimo período presente nos períodos de faturamento. Caso uma das competências do período já tenha sido faturada, não será possível realizar o cancelamento.
  • Reajustar: Permite realizar o reajuste do item do contrato, informando uma data e percentual específicos. Além do valor unitário do item, as competências posteriores presentes nos períodos de faturamento que ainda não foram faturadas, também serão reajustas. Quando realizado reajuste pelo processo principal disponível no módulo de contratos, o item estará disponível para reajuste apenas na competência prevista para reajuste e, o percentual utilizado será de acordo indexador do item.
  • Cancelar Reajuste: Cancela o ultimo reajuste aplicado, retornando os valores anteriores ao reajuste.
  • Incluir Aditivo: A opção de aditivos, permite realizar alteração de informações do item do contrato. Desse forma é realizada a criação de histórico com a informação antiga e nova, além de registrar a data e o usuário responsável pela alteração. Para os aditivos, é possível ainda definir um grupo de aprovação para que a alteração seja efetivada. Tipos de alteração disponíveis:
    • Quantidade
    • Data de Reajuste
    • Valor Unitário
    • Vencimento
    • Indexador
    • Forma de Cobrança
    • Município de Prestação
  • Cancelar Aditivo: Realizar o cancelamento do ultimo aditivo realizado, retornado as informações anteriores.
  • Cancelar Item: Exibe a tela de cadastro do cancelamento, onde será necessário informar o motivo, a data e a justificativa do cancelamento. Nessa modalidade, é possível realizar a exclusão do cancelamento.
  • Encerrar Item: Exibe a tela de cadastro do encerramento do item, onde será necessário informar o motivo do encerramento, a data e a justificativa. Permite a exclusão do encerramento para reativação do item.
  • Cancelar Ativação: Retorna o item para a situação de Cadastrado. Caso houver faturamentos realizados para ao item, não será permitido cancelar a ativação. Quando não houver outros itens ativos, a situação do contrato também será retornada para Cadastrado.