Privacidade

Conceito

A tela Privacidade do ServerConf define qual política de privacidade o PHERP apresenta aos usuários de um servidor. É nela que se informa quem opera o servidor: a PHSYS, que hospeda e mantém o sistema, ou a própria empresa, que roda o sistema na sua infraestrutura. Conforme essa escolha, o PHERP mostra a política de privacidade da PHSYS ou o texto da política da empresa, e o PHERP web pede a ciência de cada usuário no login.

O que é

A tela fica no menu lateral do ServerConf, no item Privacidade, e vale para todas as bases de dados do servidor. Ela é dividida em duas partes:

• Quem opera este servidor: três opções, das quais uma fica marcada: Não configurado, PHSYS e Estrutura própria.
• Conteúdo da opção marcada: o que o usuário vê, os trechos da política que valem para a opção ou o texto da política da empresa.

A política fica disponível para os usuários pelo link Política de privacidade, que aparece no rodapé da tela de login e no Sobre do menu do usuário, e pelo endereço /app/privacidade do servidor.

Para que serve

Quando compreendemos a funcionalidade da tela Privacidade, conseguimos apresentar a cada usuário a política de privacidade correta para o servidor em que ele trabalha, com as informações de quem trata os dados, para que eles são usados, com quem são compartilhados e quais são os direitos do titular, e registrar que ele tomou ciência dela antes de usar o sistema.

Quais os benefícios e/ou ganhos de uso

A política de privacidade passa a ser configurada uma única vez por servidor e vale para todas as bases dele. Cada usuário toma ciência da versão vigente no login, e o sistema guarda o registro de cada ciência, com data, hora, endereço IP e navegador. Isso dá à empresa a prova de que os usuários conheceram a política. Quando a política muda, a ciência é pedida de novo a todos, sem nenhuma ação manual.

Regras de funcionamento

Opções de quem opera o servidor

Opção	O que o usuário vê
Não configurado	O link Política de privacidade do login e do Sobre mostra o aviso "A política de privacidade ainda não foi configurada neste servidor. Fale com o administrador do sistema.", e o endereço /app/privacidade mostra a mesma mensagem.
PHSYS	A política de privacidade do PHERP, mantida pela PHSYS, com os trechos próprios de quando a PHSYS hospeda o servidor.
Estrutura própria	O texto da política da empresa que opera o servidor, informado nesta tela.

Ciência no login

• Com a opção PHSYS ou Estrutura própria gravada, o login do PHERP web tem uma etapa a mais para quem ainda não tomou ciência da versão vigente: depois de informar usuário e senha, o próprio cartão do login mostra a Política de privacidade, com o link Ler a política e a caixa Li e estou ciente.
• O sistema abre depois que o usuário marca a caixa e clica em Continuar. O link Voltar para o login encerra a sessão.
• Quem está com o sistema aberto quando a política muda é levado a essa mesma etapa ao recarregar a página ou abrir uma tela por um link, e volta para a tela pedida depois do Continuar.
• Cada ciência fica registrada no cadastro do usuário, na guia Registros de ciência, com o documento, a versão, a data e hora, o endereço IP e o navegador. Os registros são somente para consulta.

Versão da política

• PHSYS: a versão é a da política do PHERP, que aparece no topo da página da política. Ela muda com a atualização do sistema, quando a PHSYS publica uma versão nova.
• Estrutura própria: a versão é a data e a hora da Última alteração do texto da empresa. Gravar uma mudança no texto pede a ciência de novo a todos os usuários.

Texto da política da empresa

• O texto é escrito em HTML e aceita títulos, parágrafos, listas, tabelas, links e negrito.
• Ao gravar, o sistema limpa o texto: script, estilo, imagem, formulário e atributos das tags são retirados, e as tags fora da lista aceita saem, ficando o texto de dentro delas. Os links são mantidos quando o endereço começa com http, https ou mailto.
• A prévia mostra o texto como ele aparece em /app/privacidade e lista, logo abaixo, o que será retirado ao gravar.
• O texto é da empresa que opera o servidor e muda somente quando ela grava um texto novo nesta tela.

Exemplos

Uma empresa que usa o PHERP hospedado pela PHSYS marca a opção PHSYS. Os usuários dela tomam ciência da política do PHERP no primeiro login e, depois, a cada versão nova publicada pela PHSYS.

Uma empresa que roda o PHERP num servidor da própria rede marca a opção Estrutura própria, clica em Começar pelo texto do PHERP, substitui os campos entre colchetes pela razão social, pelo CNPJ e pelos dados do encarregado pelo tratamento de dados pessoais, e grava. A partir daí, os usuários tomam ciência da política da empresa no login.

Uma empresa que já publica a sua política de privacidade cola o HTML da política no campo do texto, confere na prévia o que será retirado ao gravar e salva.

Cadastro

Quem opera este servidor

• Não configurado: o usuário vê um aviso no lugar da política. A tela mostra, em O que o usuário vê, o aviso apresentado no login, no Sobre e em /app/privacidade.
• PHSYS: o servidor é hospedado e mantido pela PHSYS e vale a política do PHERP. A tela mostra, em Trechos da política para esta opção, os trechos da política próprios desta opção: suporte, hospedagem, HTTPS e registros de acesso.
• Estrutura própria: o servidor roda na infraestrutura da empresa e vale o texto da empresa. A tela mostra o bloco Texto da política da empresa.

Texto da política da empresa (somente Estrutura própria)

• Começar pelo texto do PHERP: preenche o campo com a política do PHERP já adaptada para a estrutura própria, com os dados da empresa entre colchetes: [EMPRESA], [CNPJ], [ENCARREGADO], [E-MAIL], [TELEFONE] e [DATA]. Com o campo já preenchido, o sistema pede confirmação antes de trocar o texto.
• HTML: o texto da política, em HTML.
• Prévia: o texto como aparece em /app/privacidade. Os campos entre colchetes ainda não preenchidos ficam destacados.
• Sai ao gravar: a lista do que a limpeza retira do texto, quando houver.
• Última alteração: a data, a hora e o usuário da última gravação do texto. Preenchido automaticamente pelo sistema.

Rodapé

• Ver a política: abre /app/privacidade numa aba nova, com a política da opção gravada. Fica disponível depois que uma opção com política é gravada.
• Salvar: grava a opção e o texto. Fica disponível quando há alguma alteração. A opção gravada vale para todas as bases do servidor a partir do salvar.

Pontos de atenção

• Na Estrutura própria, o texto é obrigatório, e o sistema só grava depois que todos os campos entre colchetes forem substituídos pelos dados da empresa.
• Toda gravação de mudança no texto da empresa pede uma nova ciência a todos os usuários. Ajustes de digitação podem ser reunidos numa gravação só.
• A política do PHERP traz, na seção de contato, os dados da PHSYS. Na Estrutura própria, a seção de contato deve trazer o encarregado da empresa, que é a quem os titulares fazem os pedidos sobre os seus dados.

Conclusão

A tela Privacidade do ServerConf reúne num único lugar a definição da política de privacidade de um servidor: quem o opera, qual política vale e, na estrutura própria, o texto da empresa. A partir dela, o PHERP apresenta a política correta a cada usuário, o PHERP web pede a ciência da versão vigente no login e o sistema guarda o registro de cada ciência no cadastro do usuário.

Sugestão de Leitura

Configurações do ServerConf

Servidor de Aplicação