Contrato Períodos de Faturamento

Conceito

Para cada item presente no contrato, é realizada criação do período conforme as configurações presentes no grupo de Vencimentos do item. Considerando um item com a periodicidade de 12 meses, e a geração do vencimento mensal, teremos um período um ano. Sendo assim, dentro do período teremos 12 registros com a previsão mensal de faturamento, contendo a competência, data de vencimento e o valor. A geração do período, ocorrerá apenas para os itens com a opção apontamento igual a "Não".

No cadastro do período temos apenas um coluna para identificação da sequência numérica, e outros duas colunas contendo a data inicial e final do período.

Aplicação

Para um item com cobrança mensal e período inicial de 01/08/2024 a 31/07/2025, haverá um registro para cada competência dentro do período. A partir dessa informação, o processo de faturamento busca os registros de itens de contratos para a realização da cobrança na competência informada, permitindo que todas as notas sejam geradas em um único processo.

Além disso, é necessário realizar o processo de renovação, que identifica, a cada competência, os itens cujo período foi concluído para a criação de um novo período. Esse processo deve ser realizado antes do faturamento.

Também é importante executar o processo de reajuste, que identifica os itens com previsão de reajuste na competência de faturamento e atualiza o valor das competências subsequentes para faturamento.

Competências

Conforme mencionado, as competências são a base da previsão de faturamento, contendo informações de vencimento e valor para a geração da nota fiscal ou recibo.

• Competência: Contém a data referente à competência do fato gerado da prestação do serviço, ou a competência de faturamento.
• Vencimento: Data de vencimento da cobrança, que será utilizada junto à parcela do documento. Quando o item do contrato estiver com a opção "Geração das Parcelas" igual a "Mensal com Vencimento Variável", esta coluna ficará vazia, e a coluna de condição de pagamento deverá estar preenchida.
• Condição de Pagamento: Preenchida quando a opção "Geração das Parcelas" for igual a "Mensal com Vencimento Variável", pois nessa modalidade o vencimento será gerado de acordo com a condição de pagamento na criação do documento (Nota fiscal ou recibo).
• Valor Total: Valor considerado para o valor bruto do documento.
• Faturamento: Preenchido pelo sistema com a data e hora de faturamento.
• Situação: Situação da competência, podendo ser "Prevista", "Faturada" ou "Cancelada".
• Data/Hora: Data e hora da criação do registro da competência.

Opções

• Cancelar: Permite o cancelamento da competência enquanto ela estiver na situação de "Prevista". Para realizar o cancelamento, será solicitado o motivo, e após a confirmação, a situação da competência será alterada para "Cancelada". Além disso, serão registrados o motivo do cancelamento, o usuário responsável, e a data e hora em que o cancelamento foi realizado.
• Renegociações: Quando houver alterações no valor da competência, seja para maior ou para menor, será possível registrar a respectiva renegociação informando os campos abaixo. É possível realizar mais de uma renegociação na competência, porém é necessário respeitar a data de vigência da renegociação.
  • Data: Data de início da vigência da renegociação.
  • Motivo: Informar o motivo da renegociação.
  • Valor Atual: Valor presente na competência no momento do registro da renegociação.
  • Acréscimos: Valor que será acrescido ao valor atual.
  • Descontos: Valor de desconto concedido ao valor atual.
  • Valor Líquido: Resultado do valor atual considerando acréscimos e/ou descontos.
  • Observações: Texto opcional que permite registrar informações relacionadas à renegociação.

Conclusão

A gestão de períodos e competências é necessária para o funcionamento do processo de faturamento no PHERP. Ao configurar corretamente os itens de contrato e suas periodicidades, garantimos que o sistema gere automaticamente os registros necessários para cada período, facilitando a cobrança e a emissão de notas fiscais ou recibos.

A criação e manutenção de períodos, bem como a execução dos processos de renovação e reajuste, asseguram que os itens de contrato estejam sempre atualizados e que o faturamento ocorra de maneira eficiente e precisa. Estas práticas, ajudam a empresa a manter um fluxo de caixa consistente e evitar problemas relacionados a cobranças incorretas ou atrasadas.