Ocorrência
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Conceito
Ocorrências são os eventos registrados durante o processo de transporte e entrega das mercadorias, vinculados aos documentos transportados. Esse cadastro define quais ocorrências existem no sistema, como cada uma impacta o status da entrega e qual o código padrão de mercado (Proceda) correspondente, utilizado na comunicação eletrônica (EDI) com o Tomador do serviço.
O que é
É o cadastro que centraliza as ocorrências que podem ser vinculadas aos documentos transportados (notas fiscais) durante o processo de entrega, como "Cliente em balanço", "Roubo de carga", "Mercadoria retida", entre outras. Cada ocorrência possui um código interno, um nome de identificação, uma classificação de Ação e um código externo (Proceda), utilizado no leiaute de Ocorrência da Exportação de EDI.
Para que serve
Serve para padronizar e classificar os eventos que podem acontecer durante o transporte e a entrega das mercadorias, permitindo:
- identificar o efeito da ocorrência sobre a entrega (se foi realizada, não realizada ou se é apenas uma observação);
- comunicar o evento ao Tomador do serviço por meio de EDI, utilizando um código padrão de mercado (Proceda) em vez de um texto livre interno.
Quais os benefícios e/ou ganhos de uso
- Permite que cada empresa cadastre suas próprias ocorrências, mantendo a compatibilidade com o código padrão (Proceda) exigido pelos sistemas dos clientes.
- A classificação por Ação facilita a apuração de indicadores, como percentual de entregas realizadas, não realizadas ou apenas com observações registradas.
Exemplos
A ocorrência "Cliente em balanço" é cadastrada com a Ação "Não Entregue", pois indica que a entrega não pôde ser realizada no momento da visita. Ao registrar essa ocorrência em um documento transportado, o sistema utiliza o código do Layout Proceda vinculado a ela para informar o evento no arquivo de EDI do leiaute Ocorrência, permitindo que o sistema do Tomador reconheça o motivo da não entrega segundo o padrão de mercado.
Já a ocorrência "Entrega com indenização efetuada" é cadastrada com a Ação "Registro de Entrega", pois, apesar da indenização, a entrega foi efetivamente concluída.
Cadastro
- Código*: código interno da ocorrência, utilizado para identificá-la unicamente dentro do sistema.
- Nome*: descrição da ocorrência, utilizada para identificação nas telas, relatórios e vínculo aos documentos transportados
- Ação: classifica o efeito da ocorrência sobre a entrega:
- Registro de Entrega: indica que a entrega foi efetivamente realizada;
- Não Entregue: indica que a entrega não foi realizada;
- Observações: ocorrência apenas informativa, sem impacto no status da entrega.
- Layout Proceda - Código*: código padrão externo (Proceda) correspondente à ocorrência, utilizado na geração do arquivo de EDI do leiaute Ocorrência para que o Tomador identifique o evento conforme o padrão de mercado.
Conclusão
O cadastro de Ocorrências fornece a base de eventos utilizada tanto no controle interno das entregas quanto na geração do arquivo de EDI do leiaute Ocorrência, garantindo que cada evento registrado seja comunicado ao Tomador no padrão de código (Proceda) esperado por ele.
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