Cadastro Pedidos de Venda
Índice
Conceito
É um documento emitido pelo vendedor ao cliente para formalizar as negociações e registrar os detalhes do produto ou serviço contratado. Em um pedido de venda, detalhes como preço, quantidade e termos e condições de operação são comunicados.
Para que serve Pedidos de Vendas
Ele permite que as empresas gerenciem seus estoques e pedidos com mais rapidez e precisão. Portanto, com base neste documento, vários departamentos da empresa (incluindo o próprio cliente) podem verificar o pedido final e realizar suas tarefas. Por exemplo, no departamento de produção ou expedição, os pedidos de vendas ajudam os gerentes a organizar os planos de produção e/ou logística de entrega para cumprir os prazos acordados. No departamento de faturamento, basta emitir notas fiscais sem erros, agilizando o processo de baixa de estoque e/ou início da produção, gerando inclusive as previsões financeiras no fluxo de caixa da empresa.
Com ele, sua empresa pode se programar com base nas entradas de estoque e nos itens que precisam ser adquiridos em relação aos pedidos pendentes. É uma excelente ferramenta de planejamento estratégico para evitar impactos indesejados na sua capacidade de entrega e na sua imagem junto aos seus clientes. Outro ponto importante é que, no momento da publicação, contenha informações exatas sobre as negociações ocorridas.
Benefícios do pedido de venda
- Ajuda na gestão do caixa e na identificação da inadimplência
Você já pensou que os pedidos de vendas podem ser uma ferramenta útil para a gestão do caixa? Sim, você pode comparar todos os pedidos feitos em um mês com os dados da sua conta de clientes. Portanto, você pode usar diretamente os dados para identificar pagamentos em atraso. É uma forma de agilizar o processo para entrar em modo de contenção, evitando que a inadimplência se agrave.
- Auxilia no gerenciamento do estoque e das finanças
Este documento pode efetivamente identificar para o departamento de produção qual estoque ele precisa (e quando), e para o departamento financeiro desenvolver um plano relacionado à compra desses insumos. Ou seja, duas análises são resolvidas com um arquivo!
- Facilita a emissão e o gerenciamento das notas fiscais
O pedido de venda é uma fonte confiável para se basear na hora de emitir as notas fiscais e o DANF-e, garantindo que você não tenha retrabalhos.
Dica
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Cadastro do Pedido
O pedido de venda será atribuído a uma empresa, filial, pessoa, tipo de pedido e data. No caso de alteração do tipo de pedido, todos os itens são atualizados considerando as configurações do novo tipo de pedido escolhido, como por exemplo o tipo de documento.
- Consumidor Final Informe se o pedido se trata de consumidor final
- Venda presencial Informa o modelo de Venda conforme as opções previstas para a NF-e.
- Tabela de preços Permite selecionar uma tabela de preços. Preenchido automaticamente com a tabela relacionada ao cliente ou a tabela padrão definida.
- Condição de Pagamento Condição que será realizado o pagamento do pedido de venda, a vista ou parcelado. Preenchimento automático quando o cliente possuir uma condição especifica, ou com a condição de pagamento padrão definida pela empresa.
- Forma de Cobrança Deve ser informado como será cobrado o pedido do cliente.
- O.C. Cliente Permite informar a "ordem de compra" do cliente. Exemplo: Boleto, PIX, Depósito, entre outros.
- Nota de Empenho Caso trabalhar com empenho, devemos informar aqui o número de empenho.
- Contato Informar qual pessoa é o contato junto ao cliente.
- Situação Informa qual o Status do pedido. Preenchido automaticamente pelo sistema.
Informações da entrega:
- Previsão de Entrega Informar a data prevista para a realização da entrega do pedido.
- Hora: Horário de previsão da entrega.
- Modalidade de Frete Informar qual será a modalidade de frete desse pedido.
- Transportador Informar qual será o transportador desde pedido.
- Local de entrega Permite informar em qual endereço será realizada a entrega deste pedido.
- Local de retirada Permite informar em qual local será realizada a retirada.
- Rota Caso seja utilizado o conceito de rotas, podemos inserir um pedido dentro de alguma rota previamente cadastrada no sistema.
Totais:
- Valor Seguro Sistema apresenta a somatória dos valores de Seguro.
- Valor Frete Sistema apresenta a somatória dos valores de Frete.
- Valor Bruto Sistema apresenta a somatória do valor Bruto.
- Valor Liquido Sistema apresenta a somatória do valor Liquido.
Observações: Permite realizar a inserção de alguma informação relacionada a observações. Informações adicionais de interesse do contribuinte: Permite adicionar alguma informação relacionada a questões solicitadas pelo cliente.
Itens do Pedido
- Item Selecione o item que será incluído no pedido de venda.
- Unidade Selecione a unidade de venda deste pedido de venda.
- Quantidade Informe a quantidade deste item.
- Valor Unitário Caso tenhamos uma tabela de preços ativa o sistema preenche, do contrário, pode ser informado manualmente.
- Valor do Frete Caso o item tenha um valor de frete deve ser informado neste campo.
- Valor do Seguro Caso o item tenha um valor de seguro deve ser informado neste campo.
- Valor Bruto Sistema apresenta o valor do somatório dos campos acima.
- Valor Desconto Permite informar um valor de desconto sobre o Item.
- Valor Liquido Sistema realiza a soma do valor bruto, aplica o desconto a apresenta o valor liquido do Item.
- Tabela de Preço Sistema apresenta o valor de referencia, caso tenha tabela de preços do item em questão.
- Quantidade Atendida Caso o pedido seja aprovado, neste caso o sistema informa a quantidade que foi atendida.
- Quantidade Cancelada Caso houver itens que formam cancelados aparece neste campo.
- Quantidade Devolvida Caso algum desses itens sejam devolvidos, a quantidade será apresentada neste campo.
- Dias de Validade Se o item em questão tiver validade, podemos inserir os dias de validade do item. Quando informado no cadastro do produto ou serviço, será preenchido automaticamente, e a data da valida também será gerada de forma automática.
- Validade Sistema apresenta a data de validade do item, baseado na quantidade de dias informados.
- Dias de Garantia Permite informar os dias de garantia do item. Quando informado no cadastro do produto ou serviço, será preenchido automaticamente, e a data da garantia também será gerada de forma automática.
- Garantia Sistema apresenta a data de garantia do item, baseado na quantidade de dias informados.
- Descrição Permite inserir uma descrição especifica para o item caso necessário.
- Tipo de documento Tipo de documento utilizado como base para geração do documento no atendimento do pedido de venda.
- Situação Status do item:
- 1 - Cadastrado
- 2 - Em Aprovação: durante o processo de aprovação, o pedido vai percorrer as sequências de aprovação previstas para o tipo de pedido até passar para a situação de aprovado ou aprovação rejeitada.
- 3 - Aprovado
- 4 - Aprovação Rejeitada
- 5 - Em Atendimento: O item possui atendimento parcial e ainda tem quantidade pendente para atendimento.
- 6 - Atendido
- 7 - Cancelado
- 8 - Encerrado: Quando realizado encerramento do pedido de forma manual, desse forma não ocorre a geração do documento de venda como no atendimento do pedido.
- Ordem de produção Caso seja necessário produzir o item o sistema pode atribuir uma ordem de produção ao item.
- Informações Adicionais Permite inserir alguma informação que não foi tratada acima.
Fiscal do Item
A página com as informações fiscais do item, utiliza a mesma estrutura em todos os pontos do sistema com tributação. Consulte a documentação da página fiscal dos itens em fiscal.
Observações
Campo que permite inserir observações gerais relacionadas ao item.
Parcelas
Para acessar a aba de parcelas, somente podemos após confirmar os itens e a geração do documento de pedido de vendas.
Fiscal do Pedido
Acesse detalhes da Operação em fiscal.
Informações
- Usuário Incluiu Usuário que realizou o cadastro do pedido.
- Data/Hora Inclusão: Referência do tempo do cadastro.
- Usuário Liberou Usuário que Liberou o cadastro do pedido.
- Data/Hora Liberação: Referência do tempo do cadastro.
- Ordem de Carregamento : Recurso utilizado por clientes que usam o modulo transporte ordens de carregamento.
Anotações
Permite incluir anotações adicionais ao pedido registrando data, hora e usuário.
Opções do Pedido de Venda
- Liberar pedido para aprovação/atendimento: Durante o cadastro do pedido, a situação do pedido é iniciada como "Cadastrada", ao término do cadastramento, é necessário realizar liberação para que o pedido possa seguir com o fluxo de aprovação na situação "Em Aprovação". Caso não não utilizar a sequência de aprovação, o pedido passa automaticamente para situação de "Aprovado".
- Atendimento Rápido: O atendimento rápido realiza o mesmo processo previsto no processo principal de atendimento do pedido.
- Imprimir: Lista com os formatos disponíveis para impressão.
- Enviar por E-mail: Lista com os formatos disponíveis, para envio por e-mail. Nesse processo será exibida tela de envio de e-mails permitindo personalizar os destinatários, assunto e o corpo do e-mail. O formato será anexo em PDF.
- Informar/Consultar Comissões: Cadastro de representantes relacionados ao pedido de venda.
- Funções
- Copiar: Realiza a criação de um novo pedido, copiando as informações do pedido atual.
- Inclusão de Kit: Permite selecionar um kit e realizar o cadastramento automáticos dos itens presentes no kit.
- Rateios
- Rateio Valor de Frete: Permite o usuário informar o valor total do frete, e realizar o rateio com base no valor total, ou quantidade dos itens.
- Rateio Valor de Desconto: Permite o usuário informar o valor ou percentual de desconto, e realiza o rateio com base no valor total dos itens.
- Cancelar Liberação: Retorna o orçamento para a situação de cadastrado.
- Cancelamento: Permite registrar o cancelamento do pedido de venda, informando o motivo e justificativa. O cancelamento está disponível na capa do pedido apenas enquanto não houver atendimentos.
- Encerramento: Permite realizar o encerramento do pedido, sem a geração de um documento para o saldo pendente para atendimento. Esse processo é indicado quando o saldo do pedido não e mais necessário para o destinatário, permitindo o registro do motivo e justificativa para o encerramento.
- Aprovações: Consulta do histórico de registros relacionadas a aprovações do pedido de venda.
- Atendimentos: Consulta do histórico de atendimentos relacionados ao pedido de venda.
- Assinaturas: Consulta das assinaturas relacionadas ao pedido de vendas, realizadas através do PHAPP.
- E-mails agendados: Apresenta os e-mails que foram agendados para serem enviados.
Opções do Item
- Lançamentos Financeiros: Consulta e manutenção dos lançamentos financeiros relacionados ao item.
- Movimentação de Estoque: Consulta do almoxarifado e as movimentações de estoque relacionadas ao item.
- Números de Série: Quanto o produto possuir controle de número de série, será necessário informar o número para cada quantidade prevista no item.
- Lotes: Quanto o item possuir controle de lote, é necessário informar o lote relacionado as quantidades presentes no item.
- Comissões: Consulta e manutenção do valor de comissão por representante relacionado ao item.
- Atendimentos: Consulta de atendimentos realizados para o item.
- Funções
- Informações Adicionais do Item: Mais informações em informações adicionais.
- Cancelamentos: Permite cadastrar o cancelamento de uma quantidade prevista inicialmente no pedido de venda. Desse forma é possível registrar além da quantidade cancelada, o motivo e justificativa para o cancelamento.
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