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Conceito

Diferente do pedido de venda utilizado em diversos segmentos comerciais, o pedido de representação ajuda as empresas que atuam como representantes na indústria de confecção de roupas. Ele funciona como uma ponte entre o cliente e o fornecedor, assegurando que as necessidades do cliente sejam atendidas da melhor forma possível.

O pedido de representação é o documento emitido pelo representante intermediador durante a transação entre o fornecedor e o cliente. Ele formaliza as negociações e registra os detalhes dos produtos ou serviços contratados. Esse registro inclui informações como tamanhos e cores dos produtos, facilitando o controle e a gestão dos itens acordados com o cliente.

Além do registro detalhado, o pedido de representação também prevê o controle das comissões estabelecidas na operação, repassadas pelo fornecedor. Essas comissões podem estar relacionadas à venda, faturamento ou recebimento, e são essenciais para a sustentabilidade financeira do representante e sua equipe. O pedido de representação permite não só o monitoramento das comissões a receber, mas também o repasse eficiente desses valores aos representantes envolvidos na transação.

Em resumo, o pedido de representação auxilia na gestão das transações entre fornecedores e clientes, garantindo a transparência, organização e eficiência nas operações comerciais.

Benefícios do Pedido de Representação

• Facilita a Análise de Dados

Fornece dados históricos valiosos que podem ser usados para análises e tomada de decisões estratégicas no futuro.

• Comunicação Eficiente

O pedido de representação facilita a comunicação entre o cliente e o fornecedor, garantindo que todas as informações relevantes sejam transmitidas de maneira clara e organizada.

• Controle de Processo

Permite um controle total do processo de pedido, desde a solicitação, faturamento e a entrega, garantindo que todas as etapas sejam acompanhadas e gerenciadas de forma adequada.

• Precisão nos Pedidos

Ajuda a evitar erros e discrepâncias nos pedidos, uma vez que todas as informações são registradas e verificadas antes do envio ao fornecedor.

Registro o Pedido de Representação

O pedido de representação será atribuído a uma empresa, filial, tipo de pedido, cliente, fornecedor e data. Abaixo temos as colunas previstas em seu preenchimento.

• Condição de Pagamento: Permite ao intermediador informar a condição de pagamento do pedido acordado entre o cliente/fornecedor.
• Forma de Cobrança: Deve ser informado como será cobrado o pedido.
• Contato: Informar qual pessoa é o contato junto ao cliente.
• Atendente: Representante responsável pelo atendimento do cliente.
• Pedido Cliente: Corresponde ao pedido do cliente junto ao fornecedor no qual o pedido de representação está sendo referido.
• Previsão de Faturamento: Informa a previsão de faturamento da nota pelo fornecedor.
• Data Emissão NF: Data de emissão da NF-e pelo fornecedor.
• Número NF: Número da NF-e emitida pelo fornecedor.
• Valor NF-e: Valor Líquido da NF-e emitida pelo fornecedor.
• Situação: Informa qual o Status do pedido de representação.

• Informações de Comissão: Informações gerais referente a comissão recebida do pedido de representação.
  • Pagador da Comissão: Responsável pelo pagamento da comissão a empresa, sendo a pessoa informado no documento financeiro.
  • % Comissionamento: Percentual de comissão acordado com o pagador de comissão que a empresa irá receber no pedido.
  • Política de Comissão: Política de recebimento de comissão acordada junto ao pagador da comissão.

• Informações da Transporte:
  • Previsão de Entrega: Informar a data prevista para a realização da entrega do pedido.
  • Modalidade de Frete: Informar qual será a modalidade de frete desse pedido.
  • Transportador: Informar qual será o transportador desde pedido.
  • Local de entrega: Permite informar em qual endereço será realizada a entrega deste pedido.

• Totais:
  • Valor Frete: Sistema apresenta a somatória dos Valores de Frete.
  • Valor Bruto: Sistema apresenta a somatória do Valor Bruto.
  • Valor Desconto: Sistema apresenta a somatória do Valor de Desconto
  • Valor Devolução: Sistema apresenta a somatório dos valores devolvidos junto ao pedido.
  • Valor Liquido: Sistema apresenta a somatória do Valor Liquido.
  • Valor Comissão: Sistema apresenta o valor referente ao percentual de comissão sobre o Valor Líquido.
  • Observações: Permite realizar a inserção de alguma informação relacionada a observações do pedido.

Itens

• Família: Família relacionada ao item.
• Item: Selecione o item que será incluído no pedido, sendo apenas possível selecionar itens que está na família informada.
• Ref.: Código de referência do item, podendo digitar letras e números.
• Ref. Fornecedor: Código de referência do item junto ao fornecedor do pedido.
• Descrição do Item: Permite inserir uma descrição especifica caso necessário.
• Descrição Complementar: Permite inserir uma descrição complementar caso necessário.
• Tamanho: Tamanho relacionado ao item.
• Cor: Cor relacionado ao item.
• Unidade: Selecione a unidade de venda deste pedido.
• Quantidade: Informe a quantidade deste item.
• Valor Unitário: Caso tenhamos uma tabela de preços ativa o sistema preenche, do contrário, pode ser informado manualmente.
• Valor Total: Gerado pelo sistema com o resultado da multiplicação da quantidade x o valor unitário.
• Valor do Frete: Caso o item tenha um valor de frete deve ser informado neste campo.
• Valor Bruto: Sistema apresenta o valor do somatório dos campos acima.
• Valor Desconto: Permite informar um valor de desconto sobre o item.
• Valor Liquido: Sistema realiza a soma do valor bruto, aplica o desconto a apresenta o valor liquido do item.
• Quantidade Faturada: Quantidade do item que já foi faturado.
• Situação: Status do item.
• Informações Adicionais: Permite inserir alguma informação que não foi tratada acima.

Parcelas

Contém as informações de parcelamento do valor total dos itens que cliente realizará o repasse para o fornecedor. Cada parcela contém a data de vencimento, forma de cobrança e o respectivo valor da parcela.

Parcelas Comissões

Valores das parcelas e percentual de comissionamento. Levando em consideração a política de comissão informada junto ao pedido.

Informações

Informações relacionadas ao log de registro do pedido de representação.

• Usuário Incluiu: Usuário que realizou o cadastro do pedido.
• Usuário Liberou: Usuário que Liberou o cadastro do pedido.
• Data/Hora Inclusão: Referência do tempo do cadastro.
• Data/Hora Liberação: Referência do tempo do cadastro.
• Origem: Corresponde a origem do pedido.
• Documento: Corresponde ao documento financeiro no qual o pedido realizou a geração ao ser feita a liberação.

Anotações

Permite incluir anotações adicionais ao pedido registrando data, hora e usuário.

Menu de Funções

• Assistente de Inclusão de Grade: O assistente de inclusão de grade, automatiza o cadastro dos produtos com o uso das grades contendo as combinações entre as cores e tamanhos informados. Por exemplo, se você tiver diferentes atributos como tamanho e cor, o gerador de grade criará todas as combinações únicas entre esses atributos. Ex: TAMANHOS=P,M,G CORES=BRANCO,PRETO RESULTA=P-BRANCO,P-PRETO,M-BRANCO,M-PRETO,G-BRANCO,G-PRETO
  • Família: Família relacionada ao item.
  • Item: Selecione o item que será incluído no pedido, sendo apenas possível selecionar itens que está na família informada.
  • Ref.: Código de referência do item, podendo digitar letras e números.
  • Descrição: Permite inserir uma descrição especifica caso necessário.
  • Descrição Complementar: Permite inserir uma descrição complementar caso necessário.
  • Grade: Informar a grade que será utilizada para a geração dos itens no pedido.
  • Quantidade: Quantidade dos itens solicitado para a geração dos itens da grada.
  • Informações Adicionais: Informações adicionais para a grade.
    • Tamanhos: Cadastro resposável para informar quais os tamanhos que a grade irá conter.
    • Cores: Cadastro responsável por informar as cores dos itens que irá conter na grade.

• Devoluções: Botão utilizado para cadastrar quando ocorrer uma devolução, onde é possível informar se o valor será abatido direto no pedido atual, ou será gerado um financeiro que por fim será compensando em outro pedido futuro do mesmo pagador da comissão.
  • Tipo de Documento: Tipo de documento financeiro que será utilizado para a geração do documento no financeiro
  • Gerar Contas a Pagar?: Quando marcado será gerado um documento no financeiro de contas a pagar do valor de comissão devolvido.
  • Valor de Devolução: Valor total dos itens devolvido pelo cliente.
  • Valor de Comissão Devolução: Valor de comissão que será estornado por conta da devolução.
  • Motivo da Devolução: Motivo que foi realizado a devolução.
  • Usuário que incluiu: Usuário que realizou o cadastro da devolução.
  • Data / Hora Inclusão: Referência do tempo do cadastro.
  • Documento: Número do documento no financeiro gerado junto ao Contas à Pagar. Será preenchido apenas quando a flag "Gerar Contas a Pagar" estiver marcada.

• Copiar: Processo de copia normal, podendo informar o cliente e fornecedor que será gerado o pedido de representação.
  • Cliente: Cliente que será informado no novo pedido.
  • Fornecedor: Fornecedor que será informado no novo pedido.
  • Transferir Saldo?: Quando marcado é realizado a transferência de saldo dos itens que estão pendentes para o faturamento, assim concluindo os itens com saldo restante, e criando os mesmos com a quantidade no novo pedido, assim a numeração do pedido também acaba ficando igual e altera a sequência do pedido. Caso desmarcado, realiza a copia normalmente.

Conclusão

Podemos concluir que o pedido de representação para as empresas do ramo de confecções de roupas, busca atender o processo desde a venda, a negociação até a emissão da nota fiscal pelo fornecedor, permitindo também o acompanhamento das parcelas acordadas entre ambas as partes, o monitoramento das comissões devidas à empresa, e até mesmo o controle preciso das quantidades e especificações dos itens solicitados, incluindo suas características específicas, como as grades de produtos.