Cadastro de Contratos

Conceito

Neste ponto, temos o cadastro dos contratos presentes no sistema, contendo as informações necessárias para o controle de cada contrato, incluindo o faturamento, renovações e reajustes.

Faturamento

O módulo simplifica a gestão de contratos com cobrança mensal ou com condição especifica acordade, permitindo um acompanhamento detalhado das notas fiscais e recebimentos. Isso garante transparência e eficiência na administração financeira, facilitando o controle do ciclo de receitas e despesas associado aos contratos em vigor.

Controle de Vigência

Mantenha-se informado sobre a vigência de cada contrato. Periodicamente é possível consultar e realizar a renovação dos contratos. Isso minimiza o risco de contratos expirados e ajuda a manter uma relação saudável com os clientes.

Reajuste

Essa funcionalidade, alinhado com as cláusulas contratuais previamente definidas, permite a atualização de valores de acordo com indicador financeiro utilizado, mantendo a integridade financeira de ambas as partes envolvidas.

Gerenciamento de Aditivos

Facilite o controle de alterações contratuais por meio do gerenciamento eficiente de aditivos. Seja uma extensão de serviços, alteração de termos ou inclusão de novas cláusulas, o sistema garante que todos os aditivos sejam registrados e aplicados de maneira organizada, permitindo uma visão abrangente do histórico de modificações em cada contrato.

Informações cadastrais do contrato

• Filial: Filial que o contrato pertence. A filial é preenchida automaticamente quando o usuário estiver posicionado em uma única filial.
• Tipo de Contrato: Identificação do tipo de contrato.
• Cliente: Informar o cliente do contrato.
• Endereço de Prestação do Serviço: Informação opcional para informar o local onde será realizada a prestação do serviço. As opções exibidas aqui, são correspondentes aos endereços cadastrados junto ao cliente.
• Tabela de Preço: Quando informada a tabela de preços, no cadastro dos itens do contrato será sugerido valor informada para o item na tabela de preços informada.
• Assinatura: Registro da data da assinatura no contrato.
• Número: Número de identificação do contrato, gerado de acordo com o contador vinculado do tipo de contrato utilizado.
• Data Inicial: A data inicial corresponde a menor data inicial informada nos itens do contratos.
• Data Final: A data inicial corresponde a maior data final informada nos itens do contratos.
• Valor Contrato, Valor Total, Valor Desconto e Valor Líquido: Totais dos itens ativos do contrato.
• Situação: Identificação da situação do contrato.
  • 1 - Cadastrado
  • 2 - Em Aprovação
  • 3 - Aprovado
  • 4 - Aprovação Rejeitada
  • 5 - Ativo
  • 6 - Suspenso
  • 7 - Encerrado
  • 8 - Cancelado

Itens

Nos itens do contrato são definidas as informações relacionadas à vigência, indicador financeiro, periodicidade da cobrança, data do reajuste, entre outros. Dessa forma, dependendo das informações presentes no item, no momento do faturamento pode haver a geração de documentos separados para cobrança.

Para que o sistema realize o agrupamento de diferentes itens do contrato, as seguintes informações devem ser iguais:

• Filial
• Cliente
• Tipo de Documento
• Número do Contrato
• Forma de Cobrança
• Data de Vencimento
• Município de Prestação do serviço (Quando houver)
• Tributação do Serviço (Quando houver)

Ao garantir a igualdade nessas informações-chave, o sistema poderá agrupar os itens do contrato no momento do faturamento, simplificando o processo e proporcionando maior clareza nas operações financeiras.

Informações cadastrais do item

• Seq.: Sequência numérica gerada automaticamente pelo sistema para conforme a ordem de cadastramento dos itens do contrato.
• Item: Item correspondente ao produto ou serviço previsto no contrato.
• Unidade: Unidade de medida correspondente unidade de venda do produto.
• Apontamento?: Quando informado "Sim", o item não será considerado no total do contrato, apenas será utilizado para referência do valor previsto em contrato, como por exemplo o valor de hora de determinados produtos ou serviços. No uso das ordens de serviço, está presta a utilização do contrato, dessa forma será considerado o valor presto em contrato antes da tabela de preços.
• Quantidade: Quantidade do item prevista em contrato.
• Valor Unitário: Valor unitário previsto em contrato.
• Valor Total: Resultado do valor unitário multiplicado pela quantidade.
• Valor Desconto: Informar o valor do desconto quando houver.
• Valor Líquido: Valor líquido considerado para faturamento do contrato. Corresponde ao valor proporcional a quantidade de meses informada a frente no campo periodicidade.
• Tabela de Preço: Campo somente leitura, com o valor sugerido pela tabela de preços.
• Valor Contrato: Valor total do contrato até o final da periodicidade.
• Vencimentos: Informações relacionadas a periodicidade do item contrato, reajuste, e cobrança.

• Periodicidade: Quantidade de meses até a renovação.
• Data Inicial: Data de início da vigência do item do contrato.
• Data Final: Data final da vigência do item do contrato. Após esse período é necessário a realização da renovação.
• Gerar Vencimento: Opções de vencimento das parcelas de cobrança.
  • Manual: As parcelas são geradas de acordo com a condição de pagamento informada.
  • Automática: Informar somente o dia do vencimento e se o dia informado será no mês subsequente. O casos onde a cobrança não ocorre de forma mensal, utilizar a opção manual.
• Forma de Cobrança: Informar a forma de cobrança que será considerada na geração do faturamento.
• Indexador: Indexador utilizado no processo de reajuste.
• Próximo Reajuste: Data prevista para o próximo reajuste. Será sugerido aqui um dia após a data final informada.
• Data Cancelamento: Campo desabilitado para edição manual. Quando realizado o processo de cancelamento do item, este campo será preenchido automaticamente.
• Data Encerramento: Campo desabilitado para edição manual. Quando realizado o processo de encerramento do item, este campo será preenchido automaticamente.

• Tipo de Documento: O tipo de documento é preenchido pelo sistema com base na configuração presente no tipo de contrato. Quando o produto ou serviço possuir uma classificação informada, e a classificação possuir o tipo de documento informado, será considerado este.
• Situação: Indica a situação do item com as mesmas situações descritas na capa do contrato.

Históricos

Nos históricos dos itens, estão presentes todos os registros de aditivos gerados para o item, cancelamento ou encerramento do item. Neste histórico o sistema armazena a informação atual e a anterior, permitindo assim desfazer um aditivo e retornar a informação anterior para o item. No menu de Funções, estão disponíveis as opções "Aditivo" e "Cancelar Aditivo".

O cadastro do histórico temos as seguintes informações:

• Data: Data que foi realizada alteração.
• Situação: Situação da alteração. Os aditivos também podem ser vinculados ao uso de grupos de aprovação, antes de consolidar a alteração. Por padrão a alteração é incluída com a situação "Aprovada".
• Data / Hora: Registro da data e hora que foi realizada o cadastro do histórico.
• Usuário: Usuário que realizou a geração do histórico.
• Tipo de Alteração: Identificação do tipo de alteração realizada. Para cada tipo de aprovação teremos os respectivos campos com as informações atuais e anterior conforme a seguir.
  • 1 - Quantidade: Alteração da quantidade do item do contrato.
    • Quantidade: Quantidade atual presente no item.
    • Quantidade Anterior: Registro da quantidade anterior do item.
  • 2 - Valor Unitário: Alteração do valor unitário do item.
    • Valor Unitário: Valor unitário atual presente no item.
    • Valor Unitário Anterior: Registro do valor unitário anterior do item.
  • 3 - Data Próximo Reajuste: Alteração da data do próximo reajuste do item.
    • Data Próximo Reajuste: Data do próximo reajuste presente no item.
    • Data Próximo Reajuste Anterior: Registro da Data do próximo reajuste anterior do item.
  • 4 - Cancelamento: Registro de cancelamento do item através do menu de funções.
    • Situação anterior: Situação do item antes do cancelamento.
  • 5 - Encerramento: Registro de encerramento do item através do menu de funções.
    • Situação anterior: Situação do item antes do encerramento.
  • 6 - Condição de Pagamento: Registro de alteração da condição de pagamento.
    • Condição de Pagamento: Condição de pagamento presente no item.
    • Condição de Pagamento Anterior: Registro da condição de pagamento anterior do item.
  • 7 - Indexador: Alteração do indexador de reajuste previsto no item.
    • Indexador: Indexador de reajuste presente no item.
    • Indexador Anterior: Indexador de reajuste anterior do item.
  • 8 - Forma de Cobrança: Registro de alteração da forma de cobrança.
    • Forma de Cobrança: Forma de cobrança presente no item.
    • Forma de Cobrança Anterior: Forma de cobrança anterior do item.
  • 9 - Município Prestado: Alteração do município de prestação do serviço.
    • Município Prestado: Município de prestação do serviço presente no item.
    • Tributação Serviço: Opção de tributação do serviço presente no item.
    • Município Prestação Anterior: Forma de cobrança anterior do item.
    • Tributação Serviço Anterior: Opção de tributação do serviço anterior no item.
• Motivo: Descrição do motivo da realização do aditivo.

Reajustes

Contém o histórico de reajustes realizados para o item com as seguintes informações:

• Data: Data de realização do reajuste.
• Sequência: Sequência do reajuste. Este campo será incrementado somente quando for aplicado dois reajustes na mesma data.
• Percentual: Percentual de reajuste aplicado.
• Indexador: Indexador considerado para o reajuste.
• Valor: Valor reajustado.
• Usuário: Usuário que realizou o reajuste.
• Valor Anterior: Valor unitário do item antes do reajuste.
• Reajuste Anterior: Corresponde a data anterior presente no campo próximo reajuste.

Suspensões

Quando informado registro de suspensão e, a data final não estiver preenchida, a situação do item é alterada para suspenso. Sendo assim, o processo de faturamento vai desconsiderar o item. Assim que informada a data final, a situação do item é retornada para ativa.

• Data Inicial: Data inicial da suspensão.
• Data Final: Data final da suspensão.
• Motivo: Informar uma das opções de motivo.
• Descrição: Descrição complementar para o motivo do registro da suspensão.